適用範囲の広いkintoneで様々な業務のワークフローをデジタル化。ビジネススピードを上げていく環境を実現。

kintone・Garoonでコミュニケーション基盤と複雑なワークフローを網羅

  • 純国産ソリューションで使いやすいユーザーインターフェースを提供
  • kintoneにより機密情報の取り扱いや複雑なワークフローが実現
  • トライアンドエラーを短いサイクルで繰り返し、デジタル化を加速

サンコール株式会社様

設立:1943 年6月
本社:京都府京都市
事業内容:自動車関連部品・材料、ハードディスク用部品、 プリンター用部品、通信関連部品などの製造・販売
URL: http://www.suncall.co.jp/



サンコール様は、LotusNotes(以下Notes)をkintoneとGaroonに移行し、コミュニケーション基盤を刷新しました。使い慣れたNotesから、新しい基盤に切り替えた決断にはどのような思いが込められていたのか、お話を伺いました。

(以下敬称略)

目次

1. 導入の経緯)紙のワークフローが多く、デジタル化が急務に
2. 導入のポイント)純国産ソリューションの使いやすさが決め手に
3. 導入の効果)適用範囲を広げることで生産性向上に寄与
4. 今後の展望)ITの活用を利益に結び付けていく取り組み

導入の経緯)紙のワークフローが多く、デジタル化が急務に

――中長期的なIT戦略をお聞かせください。
杉村:昨今ではビジネスプロセスに要求される基準が非常に複雑になり、かかる労力の増大にリソースが追い付いていません。リソース不足をどのようにITでカバーしていくということは以前からの課題でした。今までITは単なる情報処理する役割しかありませんでしたが、これからは会社の企業価値を上げるために活用する必要があります。情報企画課も単なる情シスの役割ではなく、競争力を高めるようなITの在り方を提案・企画する役割にシフトしていくことが求められています。桧垣:RPAのツールによって作業時間の短縮を図るというよりは、RPA導入をきっかけにしてビジネス部門と共同したプロジェクトを立ち上げ、業務プロセスを見直してより良くする活動を定着させる狙いがありました。

ー Notesから移行するきっかけはどんなことだったのでしょうか。
杉村:移行を考えるようになったのは3年ほど前からです。以前からNotesを維持・管理する費用対効果に課題を感じていました。Notesには豊富な機能が用意されていますが、当社ではメールとごく一部の人が使うワークフローでしか使っていませんでした。十分な活用ができていないなかで、バージョンアップ費用をかけてまで現状維持をするのかを考えた時に、企業価値を向上させるITを目指して基盤の刷新を視野に入れるようになりました。

飛田:当時社内では紙でやりとりするワークフローがかなり残っており、デジタル化が急がれていました。また、移行まではNotesを本社に置いていましたが、年に何回か計画停電に対応しなければならないということもあり、システム運用が重い負担になっていました。そこでNotesの機能をそのまま移行できること、メール部分をクラウド化することを要件として、いくつかの企業に提案を依頼しました。

「今回の基盤刷新は、会社の価値を向上させるツールとしてITを位置づけるための足掛かりになりました。」
業務・管理部門 常務執行役員
杉村様

導入のポイント)純国産ソリューションの使いやすさが決め手に

ー そのなかでJBCC の提案するサイボウズのソリューションを採用いただきましたが、決め手を教えてください。
飛田:もともとNotesの使い勝手に問題を抱えていたわけではないので、Notesに慣れ親しんだ社員にも受け入れてもらえるような、使いやすいものを選びたいと考えていました。JBCCさんの提案ではkintoneとGaroonというサイボウズ製品の組み合わせでしたが、日本人が馴染みやすい純国産のソリューションであり、2つの製品をシームレスに使える点を評価しました。他のソリューションでは全く新しい考え方で再構築しなければならなかったのですが、JBCCさんはNotesの考え方を踏襲する提案をしてくれたことも評価につながりました。また、kintoneには無料のテンプレートが数多くあり、コストをかけずにさまざまな業務に適用できるのも魅力でした。

杉村:グローバルに展開しているプロダクトも海外拠点への展開を考えると魅力でしたが、当社の機能改善の要望を伝えることは難しいのではないかと思いました。

ー クラウドという不安はありましたか。
飛田:移行後に旅費精算のワークフローをデジタル化しようとしていたため、勘定系の情報をクラウドに保持することに不安を感じていました。しかしサイボウズさん自身が社員のマイナンバーをkintoneで管理していると知り、機密情報の取り扱いに実績があるという安心感につながりました。

「kintone には将来活用の幅が広がる可能性を 感じました」
情報企画課 課長
飛田様

導入の効果)適用範囲を広げることで生産性向上に寄与

ー kintoneとGaroonはどのような使い方をしていますか。
飛田:Garoonはメール、スケジュール、掲示板、施設予約、ワークフローとして使用しています。Garoonではできないような勘定系や複雑なワークフローについてはkintoneで開発しています。

ー 選定も含めて運用開始までに苦労されたことはありますか。
杉村:コスト面で社内の理解を得るのが最大の壁でした。回収期間が長く、現行のNotesが問題なく使えているなかで、なぜシステムを変える必要があるのか、なかなか理解されませんでした。最終的には、今までにないビジネスのインパクトをもたらす可能性に賭けるという形でようやく稟議を通すことができました。

飛田:kintone、Garoonはブラウザベースなので、リッチクライアントのNotesと比較すると、使い勝手にどうしても差が出てしまいます。社員はみなNotesに慣れ親しんでいたため、運用開始時の抵抗は強かったですね。ただこれは慣れの問題も多分にあるので、時間が解決してくれる部分と、業務に支障が出る部分について切り分けて、後者をサイボウズさんにフィードバックしています。

ー システムを刷新したことで、どのような効果がありましたか。
飛田:kintoneをさまざまな業務に適用できるところに手ごたえを感じています。現在は旅費精算のワークフローを開発中ですが、今後は海外拠点にまたがるワークフローにも適用していきたいと考えています。また運用においてもトラブルがなくなり、計画停電の対応も不要になったので、かなり楽になりました。

今後の展望)ITの活用を利益に結び付けていく取り組み

ー 今後の展望をお聞かせください。
杉村: 仕事の流れのなかで紙のやり取りが多ければ多いほど、生産性が低下し機会損失につながります。今後あらゆる業務でデジタル化が加速すれば、利益の損失を回避するだけでなく、新たな市場を開拓する可能性が広がります。今回の基盤刷新で、トライアンドエラーを短いサイクルで実施し、ビジネスのスピードを上げていく環境を整備しました。後はこれをいかに活用して利益に結び付けていくかが、これからの挑戦です。


本日は貴重なお話をありがとうございました。

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