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Excelは、とても気軽に使える表計算ソフトです。データの加工やグラフ化も簡単に行えるため、簡単なデータ分析もできます。また、マクロやVBAを駆使して、データを自動的に加工することもでき、使い方によってはとても便利です。

ではExcelがあればBIツールは必要ないのでしょうか。両者を比較してみると、それぞれのツールは、そもそも目指す方向が違い、そのために動作に違いが出てくるのが分かります。今回は、BIとExcelの違いについて解説し、BIツールを活用するメリットや導入時に注意する点をまとめました。本記事を読んで、BIとExcelそれぞれに適した利用シーンをご確認ください。

大量データ分析に最適なのは?

Excelは、本来オフィスワークに欠かせない表計算を簡単にするため生まれた、MicrosoftのOfficeシリーズに含まれるプログラムです。Excelを使いこなすことで、面倒だった表計算がとても簡単になります。さらに、マクロと呼ばれる簡単なプログラミングで、データの読み込みや書き出し、データの加工や集計なども柔軟に行えるよう進化を遂げてきました。

また、データを予測して補完する機能もサポートされるなど、数万件程度の少ないデータ量なら、誰にでも簡単にデータ分析ができる機能は充実しています。

その成り立ちからも分かるように、Excelは表形式で表現できるデータの加工に適したプログラムです。逆に言うと、大量データの扱いには向いていないため、大きめのデータを入れて加工を繰り返していると、Excelは不安定な動きになり、時には強制終了することも少なくありません。Excelは、あくまでもあまり大きくないデータサイズを扱うのに向いているソフトウェアです。

一方BIは、大量のデータから自由に集計、分析してデータの法則性を見出すなどして経営判断が下せるような情報を見やすい形で出力するためのデータ分析・活用ツールです。さまざまなデータを入力することで分析の幅が広がるため。大量データの操作を前提として作られている点がExcelとの大きな違いと言えるでしょう。

また、データの共有や利用者とのコミュニケーションによって、データの集計や分析をアシストする機能が豊富な点も、BI独自の特徴です。ユーザーの思考を助け、データの活用をスムーズにできるよう促すため、ユーザーはExcelを使っている時よりも、さらに突っ込んでデータの内容から事業の判断に使えるような情報を引き出せるのです。

レポートを作成するスピードの良さも、BIが優れている理由です。Excelで報告書としてレポートを作成するにはフォーマットを整えるなど、かなり時間がかかります。しかしBIツールなら、レポート出力機能を使うだけで、すぐに報告書として使えるレベルの資料が完成するのです。

総じて、BIはデータを集計するにとどまらず、経営判断にデータを活用したり、新たな事業の目を見出したりするところまでをサポートすることを目的に作られているツールと言えます。

BIを導入すると何が起きる?

BIを導入すると、どのようなことが起こるでしょうか、ここでは、BIを使うメリットと、BI導入でよくある失敗について紹介します。

先ほども少し触れましたが、BIを導入することで、これまであまり活用できていなかったデータも集計対象となり、新たな法則性を見つけられるようになります。他のデータとの関連性を見出すなど、これまで埋もれていた情報の有効活用が可能です。

また、大量データを扱う時は、情報システム部門の担当者がかなりの時間を割いて、他部署の依頼に応じるのが一般的です。それがBIツールを利用すると、一瞬で思い通りのデータが取得できるため、情報システム部門の手をわずらわせることがありません。

情報システム部門は、雑用に時間を取られることなく、本来の仕事に集中できます。また、BIツールは分析した結果を元にしてPDCAサイクルを回すことが容易にできる点も大きなメリットのひとつです。

このようにとても便利なBIですが、BIを導入している企業がすべてこれらのメリットを享受できているかと言うと、そうとは言い切れないのが実情です。BIツールを導入してみたものの、機能が分かりにくくて使いこなせていない、という場合もあります。BIツールの出力結果をどう利用して良いか分からない、という企業も見受けられます。

これらの例は、BI導入時によくある失敗です。BIの機能を使いこなせていない場合は、そもそも採用したBIツールが難しすぎて、誰でも直感的に利用できるものではない、という点が一番多いようです。

BIツールの機能はすべて使いこなせているのに、出力したレポートを有効活用できていない場合は、そもそもBIを使って解決したかった問題は何だったのかをもう一度考える必要があります。

分析の素人からプロまで使えるBIツールは?

ここまで見てきたように、BIツールを選定する際の評価指標のひとつとして、操作性が分かりやすく、誰にでも今自分が欲しい情報にアクセスできるようなユーザーインターフェースを持っているかという点です。

データの分析とは無縁な素人でも、プロと同じように自分の欲しいデータを抽出できる仕組みがあると、現場の人間が直接データを抽出できるようになります。

これらの条件を満たし、誰でも容易にデータの分析と活用ができるBIツールのひとつが「Cloud解析」です。Cloud解析は、主にマウス操作だけでデータ分析ができ、気になる詳細部分も簡単に細かく分析できる手軽さで、本格的な解析結果が得られます。

誰でも簡単に操作できるため、実際にそのデータを必要とする人が考えた通りにデータを得ることができ、活用できる点も便利なポイントです。情報システム部門に負担がかからず、情報伝達ミスや解釈漏れなどによって欲しかったデータではない結果が得られた、というようなトラブルも未然に防げます。

また、データの入力元に、さまざまなデータソースを選べる点もCloud解析導入のメリットです。サポートしている入力元は、オンプレミスからAWSなどクラウド上のデータまであります。Excelや他のBIツールの場合は、入力元に特定の制限があってひとつの形式にまとめておく必要があり、このようなシチュエーションではデータをまとめるだけで手間がかかってしまうのが実情です。

しかし、Cloud解析なら、データを揃える、といった無駄な作業は必要ありません、このように、時間をかけてついついやってしまいがちな雑用はすべてツール側でフォローし、分析や考察などに活用できる時間を確保してくれるCloud解析は、ビックデータを活用し、経営のスピードアップも測れます。

まとめ


BIとよく比較されるExcelについて、両者の違いとBIを活用したデータ分析の効果について説明しました。Excelは、オフィスワークに適したデータ量の範囲内で、分析などが簡単にできるオフィスワークを円滑に進めるためのツールです。一方、BIは経営判断のサポートや、経営のスピードアップをアシストするためのツールで、Excelよりもはるかに多くのデータを処理できます。

Excelはデータの加工や集計はできても、そこからさらにデータを活用するヒントをユーザーにあたえることはできません。BIはユーザーに分かりやすい形でデータを活用し、分析を進める補助の役割をします。

それぞれのツールが持つ性格を理解して使い分けることで、業務の効率化を進めることができます。現状、ExcelをBIツールの代わりに利用している場合は、本格的なBIツールへの乗り換えを検討してみてはいかがでしょうか。

BIツールの乗り換えを検討する場合は、操作性に優れ、誰でもデータの集計と分析が可能な「Cloud解析」も候補の一つに加えてみてはいかがでしょうか。経営のスピードアップや、業務や経営に生かせる有用なデータ解析結果が得られるでしょう。適切なツールを選び、ビッグデータをどんどん活用して、自社の経営をよりスピードアップするためのよりどころとしていただければ幸いです。

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