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セルフサービスBI導入が必要な5つのポイント 当てはまったら今すぐ活用!

セルフサービスBIとは、大量に蓄積されたデータを、エンドユーザー自身がデータを解析して必要なレポートを作成して、経営の意思決定に活用することです。データは多くの人にとって視覚的に理解しやすいグラフや一覧表形式にまとめられ、会議資料もスピード感を持って用意できるようになります。

このように便利なセルフサービスBIですが、具体的にはどのような企業に必要なのでしょうか?今回は、セルフサービスBI導入が必要になりつつある5つのポイントについて解説します。「これらのポイントに1つ、2つでも当てはまるかどうか」「自社にも当てはまるかどうか」について確認してみましょう。

ポイント1. 大量のレポート出力が必要


情報を活用するには、さまざまなデータが必要になります。従来は、大量のレポートを作成するよう情報システム部門に指示が出されてレポートが作成されてきました。現場は常に多くのリクエストを抱え、多忙を極めているのではないでしょうか。

優秀なIT技術を持っている人材がそろっている情報システム部門でも、毎日さばききれないリクエスト量になっていませんか?もしそうなっていれば、人手によるデータのレポート出力には限界が到来しつつあります。

また、レポートを提出してホッとしても、それで終わりではありません。さらに、関連資料を出力するようにリクエストが来て、「何度もそのやりとりが繰り返される」という事態に陥るという場合もあります。レポートを作成する前には、リクエストしてきている人と何度も打ち合わせて食い違いがないようにするのが一般的です。

しかし、実際に出力された資料を見ると「もっとここの詳細なデータが欲しい」「もう少し範囲を広げたデータを確認したい」という新たな要求は次々に出てきます。このような状況は、リクエストにきちんと応えたレポートを提出しているからこそ生まれる現象です。しかし、際限なく要求に応え続けてITの専門家として優秀な社員が疲弊しきっていることも少なくありません。

そのような環境なら、そろそろセルフサービスBIの導入を検討するべき時期です。適切なセルフサービスBIを導入することで、テータ分析とレポート作成を担当している部門の仕事環境は劇的に改善する可能性があります。

ポイント2. 常に最新データを出す必要がある


作られたデータが何回も会議で使われていると出てくる問題に、資料に掲載しているデータが古くなってしまうことが挙げられます。データの種類によっては、1ヶ月経過すると、また新しいデータにするためレポートを作り直さなくてはなりません。

優秀な担当者は、最初にレポートを作成している過程で次が来てもいいようにデータの抽出やレポートの出力をある程度自動化しています。しかし、完全な自動化とまではいかず、人の手が入っている限りは、人為的なミスもあるため、作成した資料をチェックするコストや時間もかかります。レポートの品質とスピード感は、常に反比例の関係です。

頻繁に必要な分の最新データを出す必要がある場面が増えてきているなら、自分で直接データを出力できるセルフサービスBIが必要になりつつある兆候かもしれません。セルフサービスBIを導入すると、エンドユーザー自身が必要になった時点で最新のデータを出力できるため、情報システム部門はデータ出力のルーチンワークから解放されます。そして、本来の業務に力をいられるようになれるのです。

ポイント3. 複数のデータを組み合わせた分析が求められる


カスタマーサービス部門が管理している顧客問い合わせデータと、営業部門が管理している顧客データを組み合わせて新しいデータ分析をしたい、といった状況が増えてきていませんか?あるデータだけを眺めていても分からないことも、複数の関連性あるデータを組み合わせることで、新たなビジネスチャンスが生まれることもあります。

組み合わせるデータは社内管理のものに留まらず他社のデータを扱わなければいけないこともあるでしょう。データを駆使して新しい知見を得ていくことは、今後ますます重要になってきます。しかし、管理元の違うデータを組み合わせで分析することは、そう簡単ではありません。

他社や他部門同士のデータをどのように扱うかについては、かなり時間をかけて検討されますが、どうしても時間がかかります。データのすり合わせをするための調整もかなり大変です。「すぐにデータを出せないか」といったフォローで手いっぱいになっているなら、セルフサービスBIを導入するタイミングになりつつあるといえます。

ポイント4. 直感的に分かりやすいデータ分析をしたい


データ分析は非常にいろいろな方法があります。だからこそ、直感的に分かりやすいデータ分析を行い、見るだけでだいたいの状況が理解できるようなグラフや表としてレポート出力できれば、会議もスムーズに進むものです。

しかし、参照するデータの種類が増えれば増えるほど、データの見せ方は難しくなり、パッと見て理解しにくい数字の羅列になってしまうことも少なくありません。あるタイミングに置いては分かりやすいデータ分析になっていたとしても、参照するデータを増やすと見にくくなります。

このような状況を打破する手段が、データを必要としているエンドユーザー自身が操作するセルフサービスBIの利用です。セルフサービスBIは、さまざまなデータを視覚的に分かりやすく表現する手段を豊富にそろえています。人は、視覚的に分かりやすいよう書かれているものは理解しやすいものですが、セルフサービスBIなら見やすい資料を作る機能は優れています。

視覚的に分かりやすい資料を必要な人が自分自身で簡単に出力するには、セルフサービスBIがおすすめです。

ポイント5. すでにセルフサービスBIを一部で使用している


多くのデータを取り扱っている情報システム部門が多忙を極めている様子を見て、このままでは限界が来るだろうと理解している経営陣もいます。自分自身でデータを簡単に分析する方法はないかと考える経営陣の中には、すでにセルフサービスBIを利用し始めているかもしれません。

先進的な一部の人だけがセルフサービスBIを使っているなら、社内全体で使うように改革を進めていくべき兆候です。データ分析の素人からITの専門家まで自由に使いこなせるセルフサービスBIなら、優秀な情報システム部門の担当者を雑務から解放して、本来の業務に振り向けられるようになります。また、めまぐるしく変わる状況に対して、柔軟に対応した素早いレポート作成も可能です。

誰にでも使いこなせるような、直感的に使いやすく操作性もよいセルフサービスBIを見つければ、メリットを最大限に生かして、社内の誰もが自分に必要なデータを引き出せるようになります。データの複雑化とレポート作成のスピードアップという二律相反する課題を克服する切り札として、セルフサービスBIの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

セルフサービスBI導入が必要な5つのポイントについておさらいしておきましょう。

・ポイント1.大量のレポート出力が必要
・ポイント2.常に最新データを出す必要がある
・ポイント3.複数のデータを組み合わせた分析が求められる
・ポイント4.直感的に分かりやすいデータ分析をしたい
・ポイント5.すでにセルフサービスBIを一部で使用している

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