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あなたが使っている「名刺アプリ」Pマーク取得会社では利用が問題になる可能性が高いかも!

営業効率や企業の生産性、新たなビジネスの創出の可能性が高まる名刺管理を行っている企業は多いかもしれません。膨大な名刺を管理するのは面倒で大変ですよね。そのため、名刺管理アプリを利用している方もいるのではないでしょうか。名刺管理アプリであれば、スマホから直接電話をかけることができるなど、非常に効率が良いのが特徴です。そのため、個人で無料の名刺管理アプリを使って、顧客の名刺管理を行っている人もいるでしょうが、そのアプリのセキュリティは本当に問題ないのでしょうか?

名刺を管理するメリット・名刺管理アプリを使用するメリット

ビジネスにおいて、名刺管理にはさまざまなメリットがあります。

◆名刺を管理するメリット

名刺管理をするメリットは、大きく分けて3つあります。

◇顧客情報の共有

社内で名刺管理をする最大のメリットは、各社員が収集した顧客情報を、社内全体で共有することができるということです。たとえば、ある部署の部長が新しいことをはじめる際に、特定の企業とのコネクションが必要になることがあります。しかし、イチからその企業とのコネクションを作り出すのは、決して容易なことではありません。ところが、社内の別の部署などではコネクションがあった、という場合があります。顧客情報の管理ができていれば、そこを通して紹介してもらうことができるでしょう。

このように、特定の部門ではそれなりのお付き合いをしている顧客でも、違う部門から見るとなんとしてでもつながりを作りたい顧客であることも少なくありません。名刺管理をすることで、イチからコネクションを作るよりもはるかに効率よく仕事を進めることが可能となります。

◇生産性の向上

名刺を電子化することで、生産性の向上を期待することができます。サラリーマンをしていると、数年でも非常に多くの名刺を手に入れることになります。場合によっては千枚単位になることもあるため、名刺を探すだけでも一苦労、ということが少なくありません。中には年間数十時間も名刺探しに時間をかけてしまっているとの意見もあるほどです。名刺探しは、とても非生産的で効率が悪いものです。

名前順に管理していたとしても、その中から探すのも時間がかかります。名刺をしっかり管理することで、非常に多くの時間削減をして、生産性を向上させることが期待できるでしょう。

◇見込み顧客の開拓

取引先というのは、新たな顧客の可能性でもあります。飛び込み営業などを想像してみると簡単かもしれませんが、新たな顧客を見つけるというのは非常に難しいものです。初対面の場合、相手も警戒をしているものですから仕方がないことでしょう。しかし、これが知っている人からの紹介であれば話が別です。

別の部署の取引先であると、相手は会社のこともその担当者の人柄のことも知っているので、話を聞いてみようという意識が働きやすくなります。一般的な飛び込み営業に比べると、はるかに高い確率で、商談が成立する可能性があるでしょう。

このような名刺管理のメリットをさらに高めるツールとしていま注目されているのが、名刺管理アプリです。

◆名刺管理アプリを使用するメリット

名刺管理をするにあたって、名刺管理アプリを使用するメリットは次の通りです。

◇どこでも名刺を確認できるようになる

名刺管理アプリを利用して、名刺情報をデータ化させることで、いつでも名刺を見ることができるようになります。たとえば、スマホやタブレットなどの情報を共有させておけば、外出先でもすぐに名刺を確認できるでしょう。また、紙の名刺と違って名刺の情報をすべてデータとして管理することが可能です。

そのため、名刺を探す際にも、簡単に名称検索することができたり、地域や会社別で検索したりすることもできます。また、備考情報も常に最新版を更新することができるので、さまざまな場面で役立てることができるでしょう。

◇人脈をデータベース化することができる

名刺管理アプリに集約することで、社内の人脈をデータベース化することができるようになります。自身の取引先の管理を容易にすることができるだけではなく、社内で共有することで、新たな人脈の形成に役立てることができるでしょう。意外に他部署との交流が少ないという企業も少なくありません。そのため、部署間を超えた人脈形成は意外と難しいものです。しかし、アプリで情報共有を行えば、データベースを確認するだけで、取引先とのつながりの情報を簡単に確認することができるようになります。

◇そのほかのシステムとも連携できる

名刺管理アプリは、そのほかのシステムとクラウドなどを通じてデータ連携をすることができるものも多いです。社内だけではなく、グループ会社や協力関係にある会社など共に情報共有をすることができるようになるでしょう。とくに、企業同士の共同プロジェクトなどを進める際には、専用のデータベースを作成して情報共有することで、プロジェクトの生産性向上を期待できます。

また、近年話題になっているAIと連携させることができれば、今自社が持っている取引先に対する強みや、弱みといったデータ解析をすることもできるようになります。これによって、新たな経営戦略を打ち立てることができるでしょう。このように、名刺管理や名刺管理アプリを使うことは、企業にとって非常にプラスになるのです。

名刺管理アプリを利用した名刺管理は、ビジネスにおいてかなりメリットが大きいことがわかります。しかし、使用しているアプリによってはセキュリティに問題がある可能性があるので、注意が必要です。

Pマーク取得企業では利用が問題になる可能性が高い!

企業によっては、取引先や顧客の等の個人情報保護体制を構築していることの証明として、「Pマーク」を取得している企業も多いでしょう。このPマークという制度は、情報セキュリティマネジメントシステムなどと違って、非常に厳しい制度であり、個人情報を外部に委託するだけでも、かなりの制約やルールがあります。従業員各個人が、フリーの名刺アプリを登録して管理する場合、その名刺データは、スマホ内だけにとどまるものもあるかもしれません。しかし、アプリを運用している企業のサーバー上で保管されるケースもあります。

実はこれが非常に大きな問題なのです。Pマークを取得している企業の場合、個人情報を委託する場合には、委託先として会社が指定している企業でないといけません。そして、個人情報を委託する企業がしっかりと個人情報の管理を行っているのか、定期的に確認や監督をする義務があるのです。また、企業が取り扱っているすべての個人情報は、しっかりと台帳管理をしなければなりません。これは、個人が持っている名刺も同様に扱わなければならないのです。

万が一、従業員それぞれが思い思いの無料名刺ツールをダウンロードして利用している場合、Pマーク取得として不適格であると審査される恐れがあるでしょう。最悪の場合、次期プライバシーマークの認定取り消しなどの事態に陥ってしまうかもしれません。すぐに認定取り消しにならなかったとしても、再発防止策を講じる必要があるほか、再審査などによって審査費用が余計に必要になってしまう可能性があります。

プライバシーマークの認定が取り消しになってしまうと、取引先などからは、個人情報の管理に問題があって取り消しに至ったというのがすぐに知られてしまいます。なぜなら、Pマーク認定が取り消されると、今までホームページ上や広告、そして名刺などのPマーク認定のロゴが一切使えなくなるからです。Pマークが取り消されたということは、十分な個人情報保護体制を築けていないということで、顧客からの信用失墜につながる恐れもあるでしょう。Pマークを取得している企業は、従業員が名刺管理アプリを独自にインストールしていないか、確認や指導をする必要があるのです。

Pマークの問題だけでなく無料の名刺管理アプリは情報漏洩リスクも高い!

とはいえ、名刺管理アプリは非常に便利であることは否定できません。外部連携機能が豊富にあるアプリも多く、活用の幅が非常に広いといえるでしょう。しかし、情報漏洩のリスクがかなり高いのも事実です。セキュリティが脆弱なアプリの場合、内部に侵入されてデータをハッキングされる恐れもあるでしょう。

とくに、パブリッククラウドを利用している場合には注意が必要です。一般的にはデータ送受信時には、内部の情報が漏洩しないように、暗号化対策やログイン認証などのセキュリティ対策が講じられていることが多いもの。しかし、無料アプリの場合どちらか片方だけのセキュリティ対策であったり、最悪の場合はどちらも行われていなかったりするケースもあるのです。

さらに、従業員個人の意識の問題によるセキュリティリスクも見過ごせません。面倒だからといって、「パスワード設定をしていない」「フリーWi-Fiなどを利用してデータを送受信している」ということも考えられます。フリーWi-Fiは、必ずしも安全なネットワークではありません。スパイウェアが仕掛けられていたり、データを盗むために設置されていたりすることがあります。従業員のセキュリティに関する意識の低さが、無料名刺アプリと合わさると、「データを盗んでください」といっているようなものなので、従業員教育も必要です。

また、コンピューター上の情報漏洩だけが問題ではありません。名刺というのは、従業員個人が取引先からもらうものではあるものの、会社の人間として受け渡しするため、会社の資産であるともいえます。無料の名刺管理アプリは、個人のアドレス帳と連動していることも多いのですが、これを社内で共有化するすべを持っていません。

そのため、企業戦略にあたって、せっかく良い取引先や人材のコネクションがあるにもかかわらず、企業としてそれらを活かすことができないリスクがあります。そして、その社員が退職などで会社を離れる場合、そのまま取引先の連絡先などを持っていくと情報漏洩が発生してしまうので、注意が必要です。

最近では、紙の名刺だけではなく電子上で取引先と名刺交換をすることも珍しくなくなりました。この電子による名刺交換の際に、無料アプリを開いてしまうと、取引先から情報セキュリティに対してずさんな会社であるという印象を与えてしまう恐れがあるでしょう。

今一度利用している名刺管理アプリの利用を見直す必要がある!

もし、すでに名刺管理アプリを導入している場合であっても、次のような事項に問題がないか、一度検証をしなおしてみることをおすすめします。

・セキュリティ対策は万全か

名刺とは、さまざまな人に対して配られるものではありますが、個人情報に変わりはありません。そのため、管理はしっかりと行わないといけません。Pマークを取得している企業はもちろんのこと、近年では改正個人情報保護法をはじめ、国際的にも個人情報の管理を慎重に行わなければならなくなっています。

名刺アプリは、アプリ単体のセキュリティ対策ももちろんですが、外部連携されるケースも増えてきていますので、外部通信を行う際のセキュリティ対応策が十分に行われているのか、しっかりと確認をしておくようにしましょう。

・名刺情報の登録はスピーディーで正確か

どれだけ細かく情報管理できるような名刺管理アプリであっても、登録に手間がかかってしまっては、徐々に使用しなくなってしまいます。名刺の登録自体は、簡単にできるようなものがおすすめです。たとえば、紙の名刺の写真を撮影するだけで、情報登録されるようなものであれば、だれでも手軽に利用することができるようになるでしょう。そんな画像スキャン機能一つにとっても、識別能力などの正確性やスピードが重要となります。

・スマホやPCと連携し使い勝手が良いか

名刺管理を行うのであれば、自分が使っているさまざまな端末で利用したいものです。たとえば、メールアドレスなどは、スマホだけではなくPCでも利用する機会は多いでしょう。取り込みデータ変換機能や、エクスポート・インポート機能がわかりやすく、使い勝手が良いものを選択することをおすすめします。

・人事異動ニュース、個別メール、webトラッキングなど営業生産性が上がるサービスがあるか

名刺管理アプリでありながら、名刺管理にとどまらず、さまざまな便利機能があるとうれしいですよね。たとえば、名刺の顧客の部署や役職が変わった場合などに、通知をする機能などが考えられます。その他、名刺管理アプリからメールを送る機能、webトラッキングなどの機能がついている名刺管理アプリを利用することで、営業生産性の向上に役立てることができるでしょう。

まとめ

近年では、個人情報の管理について厳しく評価される時代となりました。Pマークなどを主としている企業も多いですが、無料の名刺アプリなどはセキュリティ上の問題などがあるかもしれないので注意が必要です。とはいえ、名刺を管理することや名刺管理アプリを利用することは、企業にとってメリットも多いといえます。そのため、セキュリティ対策などの情報や特徴も考慮する必要があるでしょう。もし、個人情報取り扱いの観点から問題があるなら、Cloudどっと名刺を利用してみればいかがでしょうか。

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