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働き方改革で注目のRPA!事例から学ぶ導入ポイント

昨今、日本政府は「働き方改革」を推し進めていますが、その中でもRPAが注目されています。RPAとは、これまで別々のシステム間のデータ連携などの手作業で行っていた作業を自動化して、複数のシステムを動かすことでホワイトカラーの業務効率化を目的とした自動化プログラムのことです。徐々に企業での導入も進んでおり、今後も拡大が期待できます。今回は、RPAについての説明や、実際のビジネスの場での活用事例などについて、詳しくご紹介します。

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略です。仮想ロボットが、ルールエンジンや認知技術などにより独自で音声や文章、そして画像を認識して、これまで手作業で行ってきた定型業務を自動で行う自動化プログラムのことをさします。これまでマンパワーによって行われてきた作業を自動化することで、人為的ミスをなくし、作業時間自体も短縮することによる業務効率化を目的としています。

RPAは、特に事務業務や管理業務などのホワイトカラー分野で活躍しています。人間がこれまで行っていた作業の手順や処理方法を事前に入力して学習させておけば、指定された順番で複数のアプリケーションを呼び出し、必要な作業が実行されていくのです。

ビジネスにおいては、これまでもRDA(Robotic Desktop Automation=ロボティック・デスクトップ・オートメーション)が活用されてきました。RDAでは、マクロ機能などを活用することによって、作業の半自動化を実現してきました。これによって、特定のプロセスに固定されているルーチンワークに関しては、自動化による業務効率化が実現していたのです。

ただし、RDAの場合は、仕事を完全に機械に任せることは想定していませんでした。単純な分岐程度は対応できても、複雑な判断は人手に頼らざるを得ません。そのため、完全な業務自動化までは期待せず、扱うアプリケーションも単一の場合がほとんどです。そのようなRDAをさらに進化させて、業務の大部分を機械に任せて自動化を目指すように進化した自動化プログラムがRPAなのです。

RPAにはいくつかの段階があります。クラス1からクラス3までが存在しており、クラス1ではあくまでも指示されたことしか作業ができません。複数のアプリケーションを扱う点を除いては、ルーチンワークを自動化するRDAに近いレベルです。クラス2では、非構造化データを扱う作業のシステム化を得意とし、イレギュラーに対しても柔軟かつ的確な対応を取ることができるため、クラウス1ではできなかった非定型業務をまかせることができます。クラウス3では、ディープラーニングで成長したソフトウェアロボットが意思決定の支援を行います。

RPAに任せられる部分が多くなった結果、業務内容によっては、完全な自動化も可能なレベルとなりました。クラス2とクラス3では、AI技術が必要不可欠です。その分導入コストと運用コストがかかりますが、費用対効果と併せてどのクラスまでのRPAを導入するかを検討すると良いでしょう。

なぜRPAが注目されているのか

現在、RPAが大きな注目を集めているのは、総務省が中心となって推し進めている働き方改革がひとつの理由です。現在、日本では高齢化が進み、少子化もあって生産労働人口が減少の一途をたどっています。日本の生産労働人口は1997年の8,699万人がピークで、2016年では7,665万人まで減りました。

日本はその他の先進国に比べても、驚くべきスピードで労働生産人口が減少しています。日本が労働力を維持しながら、国際競争力を強化するためには、さまざまな手法で生産性を向上させる必要があるのです。

そのための方法としては、遠隔地にいながらでも仕事ができるテレワークの推進や、ICTを高度に活用することで、業務効率を向上させることが必要とされています。そのような働き方改革の検討事項の一つとして、RPAによる業務効率向上が期待されているのです。

RPAでは何ができる?

企業側にとっては、RPAを導入することでさまざまなメリットが出ると期待されています。ここでは、特に効果があるとされているものをご紹介します。

・コスト削減
RPAを導入すれば、一般的に人手による仕事に比べて、25~50%のコストを削減できるとされています。もちろん、RPAを導入するための費用や、適切に運用するための保守費用は必要です。ただ、実際に労働者を1人採用するよりはコストをかなり抑えることができるでしょう。

・ケアレスミスの減少
データ入力などの作業を人が行うと、どうしても集中力の低下でミスを誘発します。単純作業になればなるほど、その傾向は顕著となるでしょう。RPAはプログラムによって自動的に作業が進むため、人為的なミスが入り込む余地はほぼありません。

・業務効率化
人は24時間働くことができませんが、機械は24時間働けます。単純作業を機械に任せて、人は「人にしかできない仕事」に集中することで、業務効率化が可能です。

実際にRPAを導入することで、どのような活用をすることができるでしょうか。事例をいくつか紹介します。

・請求書データの入力作業のRPA化
大手保険会社では、請求書データのシステム入力作業などの事務作業をRPAの活用で効率化しました。RPAにより、複数の社内システムから必要なデータを収集して請求書データシステムへ自動的に入力するところまでを自動化。その結果、1件当たり数分を要していた作業を、RPAでは20秒ほどに短縮することができました。また、手作業の入力でありがちだったミスがなくなり、手の空いた人材をそのほかの作業に回すことができたようです。

・事務処理作業を複数のRPAで対応
銀行では、毎日膨大なデータが飛び交っています。大手銀行においては、20種類のRPAを導入し、1時間おきに社内システムへアクセスをしてデータを取得するようになりました。そして、8,000時間にものぼる事務処理作業をすべて自動化したのです。これによって、事務処理を担当する社員をより重要な仕事に就かせることが可能となりました。

・コールセンターの処理をRPAにより圧縮
大手通販会社では、これまで熟練のスタッフを複数名使っても電話対応に1件あたり20分程度かかっていました。しかし、RPAによりクライアントの状態を示す画面遷移を自動化し、これまでの対応時間が20分から1分へと激減しました。結果、これまで熟練のスタッフ数名必要だった事務作業を、新人1人で済ませられるようになりました。

RPAを導入する際のポイントとは?

RPAを導入するためには、いくつかのポイントを押さえることが必要です。

・自動化する業務の検討
RPAにより業務を自動化するためには、どのような作業を行うのかを明確に指示、学習させる必要があります。そのため、導入する前に自動化をさせたい業務のプロセスをしっかりと洗い出す必要があります。業務の棚卸しだけでなく、現在のプロセスでの問題点のリストアップを行い、優先順位をつけながら検討しましょう。

・エラー時の対応法の検討
ミスが起こると、RPAがエラーを起こして停止してしまうことも考えられます。万が一エラーが起こった場合でも業務が停止しないよう、エラーへの対応も自動化する処理を組み込めないか検討する必要があります。

・社内全体で導入・運用体制を構築
どれだけ有用なシステムを構築したとしても、社内全体で活用できなければ、徐々に使われなくなってしまうことでしょう。導入には多額の費用がかかるものなので、このような事態は避けたいものです。RPAも定着させるために、社内全体で運用体制を構築する必要があります。RPAを導入するためのチームを社内各部署から選出して、業務に組み込み活用でいるような運用体制の構築を検討していく必要があるでしょう。

まとめ

働き方改革の業務改善でも期待されているRPAは、今後さまざまな企業で導入されていくことが想定されています。単純な作業を機械に任せることで、人員の有効活用やコスト削減を狙うことが可能です。実際に導入をしている企業においても、単純作業を機械に任せて、重要な仕事にマンパワーを割けるようになったと評価されています。導入をするためのポイントを参考にして、RPA導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

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