カテゴリ:

業務効率化のためにRPAツールを比較する前にすべきこと

働き方改革が推進されるなか、経済界全体で業務の効率化を目指す対象ツールとして期待されているのが、「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」です。業務工数の削減につながるRPA導入は国内企業で急速に増加傾向にあります。経営の大きな負担となる人件費や時間の無駄をカットするためにRPAを取り入れ、それまで人間がやっていたことをオートメーション化しようと検討している企業担当者も増えているのではないでしょうか。

ここでは、近年よく耳にするようになったRPAというキーワードを元に、RPAを業務に導入するとどういったメリットや効果が期待できるのか、さまざまな角度から検討してみましょう。

業務効率化のためにRPAツール導入を検討している企業が増加中

・RPAとは

RPAとは"Robotic Process Automation"の英語略称で、ロボティック・プロセス・オートメーション、つまりこれまで人間が行っていた業務をロボットに処理させて自動化を目指すものです。とくにホワイトカラーのさまざまな業務で自動化が行われています。具体的には、タイムカードや勤怠システムを自動化して出勤時刻や退勤時刻をロボットが記録したり、売上データを集計後、速報レポートを自動生成させたり、経理事務の単純な記帳をオートメーション化させたりといったルーティン業務で活躍しています。

・AIとはどこが違う?RPAの歩む「3つの段階」

業務を自動化するといえば、AI(人工知能)を連想する人も多いことでしょう。RPAもさまざまな業務の自動化という点では似ているのですが、AIとはまったく異なるテクノロジーによるものであり、可能な業務は限定的なものです。

RPAは、学習能力や判断能力のレベルに応じて3つの段階に分けることができます。

第1段階は「Class 1」と呼ばれており「定型作業の自動化」を目指すものです。この段階では、RPAのテクノロジーが単独で利用されています。現在普及している業務の自動化の大半はこの段階に該当します。

「Class 1」ではデータ入力やシステムへのログイン作業、単純なデータ処理など、ルールがシンプルに制限された定型業務を自動化します。したがって、もしイレギュラーな業務やトラブルが発生した場合は人間によるフォローが必要です。

RPAの第2段階「Class 2」は、「一部非定型作業の自動化」を実現するテクノロジーです。Class 1との大きな違いは、RPAに加えてAIを活用していること、そして限定的ではあるものの、例外対応も可能だという点です。

データ分析を通じた学習結果の蓄積により、一定の制限内で非定型業務の自動化ができます。コグニティブAI(認識技術)と連携させることで、Class 1ではできなかった、状況を判断する業務を一部委ねることが可能です。現在、先進的な取り組みを続ける企業のなかでテストしているケースがあります。

RPAの最終レベルである第3段階は「Class 3」と呼ばれており、「高度な自立化」を可能にしたテクノロジーです。現在のRPAの枠を越えて、高度なAIによりあらゆる業務を自動化します。Class3は、前段階の作業の自動化をベースに、業務自体のプロセスを分析して改善を図ったり、重要な意思判断をオートメーション化したりといった、未来の到達点です。RPAもClass 3まで実現すれば、時間や手間のかかるルーティン業務はRPAに任せて、人間が取り組むべきクリエイティブな業務に集中することができます。

さて、RPAを基礎レベルから最終段階まで3つ見てきましたが、今のところ実際に企業が取り入れているRPAはClass 1がほとんどです。

Class 1の導入による具体的なメリットやデメリットには次のようなものがあります。

*現段階で実現しているRPAのメリット

1.人間が業務をしたときに発生するケアレスミスを防止できる

2.ルール化された範囲の作業プロセスを完璧にこなせる

3.データ入力やログイン作業で人間の作業が不要になり、時間や労力の節約や処理速度の改善につながる

4.自動化されたロボットがルーティン業務を行うため、人件費が節約できる

5.RPAによって浮いた人材や時間をクリエイティブな作業に充てられる

*現段階で実現しているRPAのデメリット

1.設定されたルールの範囲内でしか作業ができない

2.任せられるのは単純な業務のみ

3.例外的な対応は人間がしなければならない

保険会社のRPAの導入事例を見てみると、大量の請求書データの入力処理をRPAが行うことによって人の手による入力作業を大幅に削減し、部署の枠を超えてデータを一元化して、請求書データシステムまで入力作業を自動化させているケースがあります。また、通販会社のコールセンターでは電話対応におけるクライアントの待ち時間や必要な対応内容を自動で画面の切り替えができるようにしたことで、対応時間をそれまでの20分から1分まで短縮するのに成功した実例もあります。

このように、RPAによる単純作業の自動化によって、従業員の時間や労力の大幅カットが期待できます。

一方で、現段階でのRPAは、非常に限定的なルールや環境下でなければ作業ができない点が課題です。ただ、最近Class 2への移行を目指す企業が登場しており、コグニティブAIの「音声認識」機能を搭載し、電話の問い合わせに対しあらかじめ設定しておいた回答から選び出すといったRPAが実現しています。

・RPAには「サーバー型」「デスクトップ型」の2種類ある

RPAにはデジタルレイバーがサーバー内で働く「サーバー型」とPC内で働く「デスクトップ型」の2種類の型があります。

サーバー型は、会社全体はもちろん、外部との連携も可能です。一方、デスクトップ型は導入しているパソコン単体で作業するものになります。

作業させられるロボット数にもそれぞれ大きな違いがあります。サーバー型は100体以上のロボットによる運用が可能なため、全社レベルや外部提携を図った場合でも膨大なデータの処理が可能ですが、初期費用が高くなります。一方、デスクトップ型は導入したパソコン1台につきロボット1体で運用するため、担当者レベルや部署ごとの導入が可能になります。

このように、サーバー型とデスクトップ型ではそれぞれ特徴や機能が異なります。RPAツール選びでこうした違いにばかりスポットを当てすぎると単なる品評会になってしまい、自社のニーズにふさわしくないツールを選んでしまうことにもつながります。そこで、RPAツールの選定を検討する際は、まず自社の現状を振り返り、改善点を洗い出すという事前準備が大切です。

失敗しないRPA導入の進め方|事前準備の必要性

RPAを導入するにあたっては、各ツールの特徴や機能に注目する以前に、自社の状況を正確に把握しておくことが賢い導入の流れといえます。事前準備をしないままツール選びに走ると「実際に導入してみたけれど、思うように業務改善につながらなかった」と、高いコストを掛けたものの失敗に終わってしまう可能性が高くなります。

RPA導入の第1段階では、ぜひ下記の項目をツールの比較をする前に整理して、事前準備しておくことをおすすめします。

・業務の棚卸

まず、全社や部署ごと、担当者レベルなど、RPAツールを導入しようと検討している業務の範囲内で、現在人間の手で行っている業務を棚卸しましょう。業務の一連の流れ全体を改めて俯瞰することで、「時間や手間の掛かっている業務」「人間でなくてもできる作業」「自動化できるかどうかわからないが改善を図りたい業務」など、業務ごとのポイントやさまざまな問題点が浮かび上がってきます。

業務の棚卸を機に、職場全体の業務の偏りをチェックすることもできます。一人の担当者を決めて任せていた業務でも、業務の効率化のためには複数の担当者を立てて業務をシェアすべきケースもあるでしょう。また、作業によっては責任の所在や管理体制があいまいになっていたものが見つかって、改めて担当責任者の割り振りを考えるべき問題も出てくるかもしれません。

・業務フローの整理

業務の棚卸後、全体の流れを客観的に把握するには、産能大式フローチャートや、エクセルの矢印と図形の挿入機能、無料でダウンロードできる業務フローツールなどの活用がおすすめです。部署別に業務工程の流れを作った上で、部署を越えたやりとりを時系列で並べて記入していきます。

・各業務の工数などの可視化

フローチャートを作成するとともに、業務棚卸リストを作成して作業のプロセスを詳細に洗い出せば、それぞれの業務に必要な工数を目に見えるかたちで確認することができます。業務に関係するメンバーを明らかにしたり、作業別に掛かる時間をチェックしたりしていきます。

・自動化する業務の範囲の明確化

業務全体のフローチャートと具体的な工数を把握できたら、RPAツールを利用して自動化したい業務を選び出していきます。フローチャート作成を通してRPAを使う以前に改善が可能な課題も浮き彫りになるため、ここでは見つかった改善ポイントに優先順位を付けて重要かつ緊急性の高い課題から自動化をしていくことで、コストパフォーマンスの高い業務改善が実現します。

自動化する業務内容を選択する際は、コストの削減や生産性の向上といった大目標をベースにしつつ、「改善ポイントが社内のどの範囲まで及ぶのか」「ルーティン業務のうちRPAツールと人的作業の切り分けをどう考えるか」によって順位を付けていきましょう。

一般的に、作業工程のうち単純作業かつ処理件数が多く、常に人間の作業と労力が掛かっているものを優先させることがコツです。

あらゆる業務をすべてRPAによって自動化するのは現時点では技術的にもコスト的にも困難です。どの工程を自動化し、どの作業を当面は人の手のまま残しておくのか、RPA導入を検討する前に今一度、導入に関する基準づくりをしておきましょう。こうした業務フローを通じて行う基準やルールづくり自体が、RPA導入をより効果的にする業務改善の土台を形成することになります。

まとめ

ここまでRPA導入によって実現可能な業務効率化と検討する前におすすめしたい事前準備についてご紹介しました。改めて全体の内容を振り返ってみましょう。

・業務効率化を目的にRPA導入を検討している企業が増えている

・RPAとはロボットによって業務処理を自動化しルーティン業務に掛かる時間や労力、人件費を削減できるシステムである

・RPAにはClass 1からClass 3までの3段階があり、現在多くの企業で導入しているのは第1段階のClass 1「定型作業の自動化」である

・RPAはAI(人工知能)とは別のテクノロジーであり認識機能や判断機能はない

・RPAとAIを連携させたClass 2以上の段階の実現が期待される

・Class 1のRPAのメリット:人的ミスを防止、単純作業の自動化、人件費削減や業務処理速度の向上

・Class 1のRPAのデメリット:定時のルールでしか自動化できない、単純作業のみ、例外的な対応は人の手が必要

・RPAはサーバー型かデスクトップ型によって、自動化可能な業務範囲や処理能力、初期費用が異なる

・RPAツール検討に先立って現在の業務の洗い出しが重要

・「業務の棚卸」「業務フローの整理」「各業務の工数などの可視化」「自動化する業務範囲の明確化」といった4つのプロセスで業務フローを再チェックし課題を発見

・RPAを活用する業務と人的レベルで改善できる業務とを切り分けることも大切

今回の記事で明らかになったように、業務効率化のためには、事前の業務の棚卸や、自動化する業務の範囲の明確化が重要となってきます。そのための対策として今実際に動いている業務の棚卸や見つかった課題の解決策を自社に合わせてアドバイスが受けられる相談会への参加がおすすめです。

RPAの導入経験がなく、業務の課題を見直す時間をなかなか取れない場合でも、日常業務の課題を洗い出し、企業ごとに求められるニーズを最適化するサポートをしてもらえます。「あなたの企業や部署で業務の効率化を提供するRPA活用法とは何か」「そもそもRPAを活用して業務改善が期待できる作業工程となっているのかどうか」など、相談会でRPA導入の検討を深めながら、業務を一から見直すきっかけづくりにしてみてはいかがでしょうか。

俺のクラウドでは「業務自動化検討クリニック」というRPAの相談会を実施しています。詳細は下記バナーよりご覧ください。

こちらの記事も人気です

    この課題を解決するソリューション