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手に入れた名刺の管理に困っていませんか?枚数だけが増えてしまい、名刺フォルダの中から目的の人を探すだけで四苦八苦。電話番号やメールアドレスを調べるための紙になってしまっている、という人も少なくないでしょう。しかし、仕事ができるビジネスパーソンほど名刺を効果的に管理し、かつ最大限に活かしきります。一流のビジネスパーソンが行う名刺管理とは一体どういったものなのか、解説していきましょう。

優先順位をつけて管理する

当然と言えば当然ですが、持っている名刺すべてがビジネスチャンスになるとは限りません。チャンスが来たとしても数ヶ月後、もしくはそもそも少額で旨みが少ないなど、それぞれの名刺が持つ価値には違いがあるものです。利益が見込めない、持っていてもあまり意味がない、そんな名刺に時間を掛けてアプローチをしてしまったり、価値のない名刺の束の中からお目当ての一社を探すことに時間を掛けてしまったりしていては、本末転倒と言っても過言ありません。

名刺という一括りですべてを平等に管理するのではなく、どの名刺が自分にとって特に価値のあるものなのか、優先順位をつけて管理をしていくことが大切です。極論、旨みがないと判断できる名刺は処分してしまうくらいの感覚でちょうど良いとも言えます。価値のある名刺にのみ全力で向き合える環境をつくることで、ビジネスチャンスを逃さず、かつ効率的なアプローチをしていくことができるからです。

2度目のコンタクトを意識して管理する

そうして優先順位の高い名刺を確定すれば、今度はその名刺に対する2度目のコンタクトを意識した管理を行いましょう。2度目のコンタクト以降で重要になってくるのは、その相手との親密度です。

できるビジネスパーソンほど、名刺の裏面を有効活用します。名刺交換をした際に知り得た情報、その中でも特にプライベートな情報を、なるべく多く名刺の裏面にメモするクセをつけてください。相手の特徴や趣味はもちろん、会った時の天気や場所、印象に残った話題など、とにかくできるだけ多くの情報を忘れず、自分の中のデータベースに保有しておくことが大切です。

そうして貯めておいた相手の情報を、再会時のふとした会話の中に盛り込みます。「以前映画の○○が好きと仰っていたので、私も見てみました」「○○のチョコレートが好きと伺ったので、今日はお土産に持ってきました」などと伝えれば、相手は自分のことを覚えてくれていたことに感動し、あなたに対する壁を取り除き、一気に距離を詰めさせてくれるはずです。何だかんだ、人が一番興味を持っているのは自分自身です。自分を好きになってもらうためには、まずは自分自身が相手のことを好きになってあげることが一番の近道と言えるでしょう。

電話番号やメールアドレスといった情報とともに、その人ならではの個人情報を付与することで、名刺は特別な武器へと成長するのです。

「俺のクラウドCloudどっと名刺」を利用して、一流の名刺管理術を身につけよう

とは言え、いくら優先順位をつけて枚数を絞っていたとしても、名刺の1枚1枚にメモを記入し、さらにはそれを名刺フォルダで管理して、必要に応じて抜き取って、というのは非常に手間の掛かる作業であることに違いはありません。その手間を惜しまない人こそが一流のビジネスパーソンである、という見方もできますが、簡略化できるところはできるだけ簡略化していきたいものです。

そこでおすすめなのが、「俺のクラウドCloudどっと名刺」です。このアプリをスマホに導入すれば、写真を撮るだけで名前や役職、電話番号や住所といった名刺情報が登録され、本来は裏面の限られたスペースにしか書けなかったようなメモも自由に書けるようになります。名刺情報をデータベース化する際に一番面倒な部分を、「写真を撮る」という作業だけで完結できるのは非常に便利ですね。

さらに、登録した内容を元に、自動で組織ツリーが生成されます。相手の上司や他部署の人物の名刺も保有していれば、その接点や人脈も可視化されることになりますので、より効率的な営業活動が可能になるでしょう。また、ウェブで公表された人事異動ニュースを取得し、所有する名刺データに該当する情報を通知する機能もついており、お客様の昇進や異動などのフレッシュな情報をキャッチできるので、いつでも最新の情報に基づいて営業活動を行えます。もし仮に、自分以外の社員が別経由で同じ企業にアプローチをしており、新たな名刺を獲得してくれば、それも組織ツリーに反映されますから、自分ひとりではなく、会社全体のリソースをフル活用して営業に臨むことも可能です。

また、アプリに登録した住所をタップするだけで、自動で地図アプリと連動してくれるので、調べる手間も大幅に削減します。名刺を活用した密度の高いコミュニケーションを実現するだけでなく、ちょっとした面倒な作業も無くすことができるため、大幅な業務効率の改善に繋がるでしょう。

名刺管理の手間を省き、かつ効果的な営業活動を実現するためにも、「俺のクラウドCloudどっと名刺」の導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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