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営業職の仕事の悩みは?生産性が変わる営業部門の働き方改革

「この仕事は本当に売上につながっているのだろうか?」――営業職として働く中で、誰もが思わずそう言いたくなってしまうような業務を、営業部門全体で続けていることがあります。もっと業務を効率化すれば、より多くの時間をお客様のために使えるようになり、生産性が高まるかもしれません。今回は、全国で営業職として働く方を対象に、働き方についてのアンケート調査を実施しました。営業部門の働き方改革には、一体どのようなことが求められているのでしょうか。

やっぱり毎日の業務を効率化したい!営業職が効率化したい業務とは

効率化したい業務はなんですか?

営業職の方が、日頃から「もっと効率化したい」と感じている業務は何でしょうか? 「効率化したい業務は何ですか?」というアンケートの結果と、設問に対するコメントについてご紹介します。

帰社前に時間がかかる......。1位「日報」28%
  • 一日の業務が終わっても、日報の作成に時間がかかってしまい、なかなか帰宅出来ないから。(福岡県・44歳・女性)
  • 紙に書いて提出するのがかなり面倒なので、インターネット上できるようになれば、効率化できて良いと思います。(京都府・34歳・男性)
  • 毎日、同じような内容の書類を手書きで記入し提出しなくてはならないのは非効率だから(奈良県・41歳・男性)

第1位は「日報」でした。多くの企業では、1日の終わりに業務内容の報告書である日報を作成します。当たり前のように繰り返される業務ですが、作成のために時間がかかり、営業職の負担となっているようです。日報作成で残業が発生する例もあり、なんとか効率化したいと考えている方が多くいらっしゃいます。

量が多くて整理が大変......。2位「名刺管理」25%
  • 膨大な名刺のため、連絡をとりたいなと思うときに探さなければならないこと。(岡山県・40歳・男性)
  • 個人名順や会社名順に並べられるようにすれば、取引に関する電話を掛ける際などに便利になると思います(埼玉県・27歳・男性)
  • 紙媒体の名刺を持ち歩くのは不便である。データ化してモバイルですぐに呼び出せるようにしたい。(岐阜県・50歳・女性)

新たな人脈とともに次々と仕事が増えていく「名刺管理」にも、手間がかかっているようです。すべての名刺を常に持ち歩くわけにいかないため、外出先で情報が必要になったときに、名刺を活用できないことがあります。また、枚数が多過ぎるために、必要な名刺がなかなか見つからないこともあるようです。

営業で必須だから自動化したい......。3位「見積り作成」21%
  • 営業先に出す見積書をパソコンから作成はできるのですが、古すぎて融通が効かないので疲れます。(三重県・31歳・女性)
  • 見積もりに時間がかかっていると、その間に他の会社にお客様が目を向けてしまう可能性があるから。(三重県・36歳・女性)
  • 見積の作成が現場にいるときに出来たらいいと思います(奈良県・34歳・女性)

第3位はスピード感が求められる「見積もり作成」。お客様のご要望に合わせてすみやかに提出したいところですが、出先で作業できないもどかしさを感じる方が多くいらっしゃいます。案件獲得に支障が出るのではないかと、不安を感じる声も見られました。

定型化が難しくて時間がとられる......。4位「提案資料作成」19%
  • 顧客への提案のパターンが様々で使い回せない部分が多く、資料の作成に時間がとられているため。(北海道・31歳・女性)
  • それぞれのお客に合わせた提案資料作成の効率化は、営業面強化に最も有効と考えます(埼玉県・43歳・男性)
  • 少しでも良く提案するために、ついつい必要ではないものも作成してしまいます(北海道・47歳・男性)

いかにお客様のニーズに合ったご提案をするかは、営業職としての腕の見せ所です。だからこそ、顧客ごとの「提案資料作成」には、毎回かなりの時間がかかってしまいます。定型化が難しく、かつ使い回しができないため、効率化が難しい部分と言えるでしょう。

煩わしくて楽にしたい......。5位「予算・実績管理」7%
  • 月予算、年予算、売上管理がとにかく煩わしく、営業活動に妨げになる!(兵庫県・59歳・男性)
  • 予算管理、スケジュール調整、成績管理などはツール化してほしい。(群馬県・29歳・男性)
  • 予算と実績の管理を効率化して無駄を減らしたい。(東京都・29歳・男性)

「予算・実績管理」は、ツールなどを活用して効率化したいと考えている方が少なくありません。とにかく余計なことに時間をかけたくない営業職の方から、煩わしい業務として認識されているようです。営業部門の働き方には、現在これらの課題があります。

これができたら便利なのに!営業職がスマホから作業したい業務を調査!

スマホから作業したい内容はなんですか?

もしも営業部門の業務をスマートフォンからもできるようになったら、業務効率が改善されるかもしれません。多くの営業職の方がスマホから作業したいと考えている業務について、「スマホから作業したい業務は何ですか?」というアンケートの結果をご紹介します。

出先からも取引先の情報を知りたい!1位「名刺の確認」32%
  • いつでもどこでも好きな時に名刺を確認できるのは、デジタル化したモバイルツール以外に考えられません。現段階ではスマートフォンがその対象であり、実際にもかなり名刺の確認作業では役に立っています。(香川県・39歳・女性)
  • 出先で次の取引先の電話番号の検索など、ちょっとしたことでも簡単にできるようになってほしいからです(埼玉県・27歳・男性)
  • スマホのコンタクトに入力していけば電話やメールが一括管理できるので。(長崎県・63歳・男性)

外出先から名刺の情報を確認できると、電話やメールがスムーズにできるようになります。そんな名刺管理ツールとして、普段お使いのスマートフォンが注目されているようです。すべての名刺を持ち歩くのが難しいからこそ、デジタル化が望まれています。

パソコンを使わずに資料を見たい!2位「資料の確認」24%
  • 電車での移動時間などに手軽に見れたらいい。いちいち書類を取り出していたら紛失の可能性も高くなるので。(茨城県・31歳・女性)
  • クライアントとの打ち合わせの際にたくさん資料を持って行くので、スマホで確認できたら荷物が軽くなる。(愛知県・41歳・女性)
  • スマホなどを利用して客先で資料をすぐに提示できると、後々資料を送る手間が省けるのでありがたいと思う。(北海道・31歳・女性)

より良いご提案をするために、営業職の方は普段から紙の資料を持ち歩いています。しかし、持参したのとは別の資料が必要になったときや、お客様からのとっさの質問にお答えするとき、スマートフォンから手軽に資料の確認ができたら、より便利になるでしょう。

その場ですぐに作成したい!3位「報告書の作成・確認」18%
  • 営業先からの帰り道に、電車の中でさっと報告書を作成してしまいため。事務所に帰ってからパソコンに向かうより、営業後すぐに書き込めたほうが記憶に新しいから。(埼玉県・47歳・女性)
  • 報告書をすぐに作成できれば、情報のズレや間違いが減るからです。(大阪府・46歳・女性)
  • 時間が経つと忘れてしまうことでもその場でスマホ作業が出来れば忘れてしまうことや抜けも少なくなる。(山形県・36歳・男性)

顧客情報についてまとめた報告書は、なるべく訪問の直後に記入したいものです。ちょっとした気づきなど、早い段階で記録しておかなければ忘れてしまう情報があるかもしれません。記憶に新しいうちに、その場で報告書を作成したいと考えている方が多くいらっしゃいます。

会社のPC以外で作業したい!4位「見積もりの作成・確認」17%
  • 簡単な資料作成(数値入力)や訂正レベルならスマホで現地で行ってプリントアウトしたい(青森県・45歳・女性)
  • 外出先で打ち合わせをしながら、すぐに見積もりの確認や変更がしたい(千葉県・33歳・女性)
  • 見積りを出すのが早ければ早いほど、案件をゲットする確率が増えるので帰りの電車の中などでも作業ができるようにしたい。(千葉県・25歳・女性)

すみやかに見積もりを提出できるかどうかが、案件獲得にかかわることがあります。客先で見積もりを作成したり、内容に誤りがないかどうかを確認して訂正したり、見積もり業務が現地でできるようになることが多くの営業職の方から望まれています。

外出の移動時間を有効活用したい!5位「案件情報の入力・確認」9%
  • 移動時間など、時間の掛かる作業は無理としても、簡単な案件情報の入力や確認程度はできれば効率が上がると思います。(茨城県・49歳・男性)
  • 情報漏洩を防ぐため、スマホからの管理を制限されています。もっと自由に作業したいです。(京都府・34歳・男性)
  • 取引先等の外出先で容易に案件情報を入力する為のスマホ活用は仕事の効率化を図る上でも重要だと思います。(宮崎県・41歳・男性)

営業職には、移動時間や待機時間など、ちょっとした空き時間が生じることがあります。こういった時間を有効活用して、簡単な案件情報の入力ができるようになれば、業務効率が改善されるでしょう。ただし、スマホによる情報漏えいなどのリスクを避けることが必須です。

ITツールの悩みは何?「複数のITツールに入力する悩み」や「ITツールの操作性の悩み」が目立つ結果に

業務で使用しているITツールの悩みはなんですか?

実際に業務にITツールを使ったことのある営業職の方に、ITツールならではの悩みについてご回答いただきました。営業職が使うITツールには、一体どんな問題点があるのでしょうか。「業務で使用しているITツールの悩みは何ですか?」というアンケートの結果を基に、読み取っていきます。

複数のITツールに入力しなければいけない 31%
連動していないツールに複数入力するのが面倒
  • 全部まとめて一元化してくれればいいのに、インターフェイスの違う複数のソフトを使わなければいけないのでかえって面倒くさいです。(福岡県・29歳・男性)
  • 複数のITツールを使って仕事をしています。ただ、使い回すという事ができないので、新たに入力し直す手間が面倒だと感じています。(群馬県・39歳・男性)
同じ内容を何回も入力するのは効率が悪い
  • 管理項目によっては同じ内容を二重三重に入力する必要があり、業務上非常に無駄だと感じているから。(大阪府・28歳・男性)
  • 同じ内容をツールから移す時にコピーできないので、二度手間になることが嫌です。(三重県・31歳・女性)

複数のITツールが存在し、同じような内容を入力するために無駄が生じているようです。ツールごとの利用目的が明白でなかったり、それぞれのツールが連動していなかったりするために、却って利便性が損なわれてしまっています。

ITツールの操作が難しい 31%
操作を覚えるまで時間がかかる
  • ITツールをひとつとっても、その使い方を習熟するのにはの時間がかかる。ましてや複数のツールの使い分けができるようになるまでは、相当な時間がかかる。(岐阜県・50歳・女性)
  • ITツールは便利ではあるけれど、慣れるまでに時間がかかったり、ミスをしやすい。(神奈川県・29歳・女性)
操作が難しくて扱える人が限られる
  • 慣れるまでかなり難しいと感じていたので、新入社員でも使いやすいものになれば嬉しいと思います。(京都府・34歳・男性)
  • 新しいソフトやツールは慣れるまでが大変だし、年輩の社員には最初から教えなければならないので大変だから。(三重県・36歳・女性)

ITツールを導入すると、その操作を習得するまでに時間がかかります。先輩社員から新入社員に、使い方を教える負担もかかるでしょう。習得するのが難しいために、限られた社員しかツールを扱えない状態に陥ることもあります。

ITツールの種類が多くて管理できない 20%
ツールが多すぎて全てを把握しきれない
  • 最近は様々なツールが登場してきているせいで、それぞれのツールをきちんと管理したり有効に活用したりができていない感じがあります(埼玉県・27歳・男性)
  • IT関係の会社にも関わらずマニアックな知識もなく、若い子にツールの使い方を教わってもイマイチ理解できない。(静岡県・36歳・男性)
ツールの存在を忘れてしまう時がある
  • 煩雑になりがち。ツールの存在を忘れてしまっていることもある。(山形県・41歳・男性)
  • せっかく使い方を教えてもらっても、種類が多くて教わったことを忘れてしまうことが多いから。(千葉県・25歳・女性)

ITツールが多すぎるあまり、すべてを把握するのが困難になってしまうこともあります。中には、ツールが多すぎて存在を忘れてしまうという意見も。業務効率を改善するために導入したツールのせいで、仕事が増えてしまっているようです。

ITツールの使い分けができない 18%
ツールごとに用途が違って難しい
  • 複数のツールを用いているが、機能が重複しているものもあり、使い分けてすっきりさせたいとは思うが整理できていない。(北海道・31歳・女性)
  • ITに対しての意識が低い人は使い分けが上手くできていなくて効率が悪くなっています。(大阪府・46歳・女性)
やり方がツールごとに違って混乱してよく間違える
  • やり方がツールごとに違ったりして混乱してよく間違えてしまう。(埼玉県・42歳・男性)
  • まだ、アプリに慣れていなくて、どのアプリをどんな使い方をすればいいかはっきりまだわかりません。(東京都・23歳・女性)

ツールの利用目的が明白でないと、複数のツールに同じような機能が存在するという混乱を招きやすい状態になります。使い分けが上手くできないために操作を誤ってしまったり、仕方なく重複する機能を使っていたりするのが問題点です。

営業部門の業務には、デジタル化して効率アップをはかるべきものが多くあります。しかし、実際にITを取り入れたところ、却って仕事が増えて業務が煩雑になってしまったという例も少なくないようです。これらの事例から、単にIT化をすれば業務改善できるわけではなく、導入にあたって現場レベルの意見を逐一反映させる必要があると考えられます。営業職の業務にITを取り入れると、一見すると問題が解決されたようにみえます。しかし実際には、導入後も現場からのフィードバックを取り入れ、いかに営業部門の働き方とITを統合させていくのか、常に探っていく必要があるのです。業務を次々とデジタル化させるだけでは、営業部門の働き方の改善は依然として難しいと言えます。現場で動く営業部門がIT部門と連携を深めるとともに、もっと効率よくテクノロジーを活用するにはどうしたらいいのか、常に問題提起と改善を繰り返していきましょう。

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