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ワークフロー(承認・申請)のあるべき姿

ワークフローというものに対して、「承認、申請の業務フローさえしっかり網羅されていれば問題ない」と考える人もいるかと思います。しかし、ワークフローの内容によっては生産性を著しく阻害することにもなりかねず、どれもみな同じというわけにはいきません。特に、実際のワークフローには、いくつもの課題が山積している状況で、これをしっかり解決できなくては意味がないのです。今回は、そんなワークフローの解決すべき課題について、ご紹介していきます。

課題1 承認が遅いことで他社との競争力低下を招く

ワークフローは、企業内では「コンプライアンスの厳守」という意味合いが強く、それ自体が競合他社との競争力に関係があるとはすぐには理解できない企業関係者も意外と多いのが実情です。しかし、ビジネスプロセス上、決済や承認におけるタイムロスは、明らかに競争力の低下を招く重要な要因になっているのです。承認の遅れというのは、取りも直さず、その企業の意思決定のスピードの遅れを示すものであり、競合環境でスピーディなワークフローを実現する他社にビジネスを取られる可能性も高くなります。驚くのは、企業でワークフローを利用している人たちの実に65%が、その承認までのタイムロスに不満を感じているというデータもあることです。こういったデータからも、承認にかかる時間の短縮は大きな問題となっていることが分かります。

こうした原因の1つとして、「決定権を持つ人間の承認が遅くなること」が挙げられます。例えば、出張先や外出先で承認ができずにスタックしてしまうと、会社に戻らない限り承認ができないという物理的な問題が発生してしまいます。結果として、承認までの時間に大きな遅れを招くことになるのです。これからのワークフローがしっかりと機能するためには、こうしたタイムロスを招かないモバイル対応などの機能を導入することが必要不可欠になります。俺のクラウドのNXワークフローを導入したお客様の中には、こうした承認遅滞を減らすために、海外に出張に出ている経営層がモバイルから電子承認を可能としているケースもあります。

<NXワークフロー導入事例記事>
●グローバル・ロジスティック・プロパティーズ様は紙ベースの承認を廃止して業務効率アップ

課題2 申請プロセスが複雑化することで生産性悪化を招く

ワークフローの2つ目の課題として挙げられるのは、申請プロセスが面倒であるという点です。一定の社内の業務要件を満たさなくてはならないのは当然の事ですが、最初からスムーズで簡単な設計になっていない企業が多いことも大きな問題と言えます。書式が申請内容によって異なっていたり、そもそもの申請承認方法が異なっていたりしては、決して使い勝手の良いものとは言えません。最初からユーザーセントリックな視点で開発が行われていないとこうした問題が引き起こされます。せっかくのワークフローの仕組みを導入しても、結局承認の遅れを招くのでは、生産性を向上させたことにはなりません。また、ワンストップで承認まで辿り着かない「システム自体の操作性の悪さ」も大きな課題になります。実は、これも企業にとっては致命的な問題で、意思決定プロセスに遅滞をきたす上に、ワークフロー導入のメリットを享受できない大きな原因であり、早急な改善が必要です。最新のワークフローシステムを導入すれば、要件ごとにフローが異なるという使い勝手の悪さもなくなります。また、紙による帳票がゼロになることで承認スピードもアップし、確実に導入効果を実感できます。

課題3 進捗状況がリアルタイムで確認できないことでトラブルが起きる

ワークフロー管理でさらに課題となるのが、そのフローの管理ができていないという問題です。決められたワークフローの、どの部分でスタックしているのか分からないという事態を、リアルタイムで管理できておらず、大きな遅れを発生させてしまうケースも少なくありません。最新のワークフローシステムソフトを導入し、リアルタイムでプロセスの途中経過が可視化されていれば、このような問題が起こることはなくなります。単にメールにワードやエクセルのファイルを添付して、社内規定どおりに申請と承認を行うという驚くべきレガシーな手段をとっている企業においては、そもそもどこで遅滞をきたしているのかを掌握する手段を持っていないこともあります。つまり、本来のワークフローがまったく機能していないということです。名前こそワークフローではありますが、これではワークフローという発想が本来網羅しなければならない要件を満たせていないことになります。

このように、ワークフローを利用している企業でも、その現実のパフォーマンスは低いことが大きな課題になっています。意思決定のスピードが企業経営を左右するという視点で考えると、こうした状況は決して放置しておけるものではなく、最適化に向けて早急な改善が必要なことは言うまでもありません。

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