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企業の経理部門で働く方であれば、証憑書類管理・整理の煩雑さを痛感されているのではないでしょうか。ペーパーベースで書類を残していることに起因する紛失トラブルや、情報改ざんなどの事例も後を絶ちません。そうした諸問題へのソリューションとして注目されているのが、証憑書類の電子化対応です。今回は、経理部門の方を対象に行ったアンケートの結果から、経理業務の悩みや、電子化に寄せられている期待を深掘りしていきます。

83%が書類管理に苦労している!悩みの2大ポイントは「書類整理」と「書類を探す作業」

まずは、業務で書類を扱っている方の生の声に耳を傾けてみましょう。「領収証や請求書などの証憑書類の管理に苦労していますか?」「証憑書類の管理で苦労している点は何ですか?」というアンケートの回答に寄せられたコメントをご紹介します。

領収証や請求書などの証憑書類の管理に苦労していますか?

●大変な思いをしています...。「はい」を選んだ人の声

・きちんと整理はしているのですが、何せ数が膨大なため処理に非常に時間が掛かってしまいます(埼玉県・27歳・男性)

・領収証や請求書の内容も様々な上にそれらを処理する社員の数が少ないので、管理には常々苦労しています。(石川県・35歳・男性)

・領収書をもらわずに申告する社員が多く、用途不明の請求書も多いから処理に困ります。(三重県・37歳・女性)

●「いいえ」を選んだ人の声

・前任者の方から、領収書や請求書の管理について詳しく書いていただいたノートをいただいているので苦労はしていません。(埼玉県・42歳・女性)

・自動計算してくれるシステムが入っているので計算に時間かからないので領収証関係は管理しやすい。(北海道・44歳・男性)

・証憑書類の管理は電子化しているので大変ではない。(群馬県・30歳・男性)

やはり大多数の方が煩雑な書類整理・管理に悩まされているようです。企業の組織規模によっては取り扱う書類の数も膨大になるため、マンパワーでの管理はとても現実的ではないというコメントが寄せられています。領収書、請求書など、書類の種類の多さが問題となるケースもあるようです。書類なしの申告や、使途不明の請求書といったイレギュラー事態の多さに頭を悩ませている方も少なくないようです。

一方、アンケート対象者の中では少数ながら「苦労はしていない」と回答した方もいました。もれなく管理を効率化する工夫を実施しているようです。とりわけ、専用システムや電子化によって、管理・整理を行っているというコメントが目立ちました。

もちろん会社の規律によって従来型の証憑書類の整理・管理を行っている例もありますが、多くの現場では忙殺されるあまり現状を打破する工夫に着手できていないようです。しかし、大多数の方が頭を抱えていると回答している以上、決して無視できないも問題と言えるでしょう。

証憑書類の管理で苦労している点は何ですか?

●探すのも取り出すのも大変!1位「貯まった膨大な量の書類の整理」

・規格で廃棄年月日は既定しているものの、不意な監査対応のために結局は廃棄していません。(茨城県・49歳・男性)

・忙しいと、ついつい書類の整理が疎かになり、気付けば様々な書類がごちゃごちゃになっているからです。(千葉県・60歳・女性)

・書類の数が結構多いので、確実に整理するのにものすごく手間がかかっています。(石川県・35歳・男性)

●たくさんの中から目的の書類を探すのが大変!2位「目的の書類を見つけるのに時間がかかる」

・領収書類などの保存もファイルの管理もともに煩雑で、省力化を望んでいるところです。(岡山県・40歳・男性)

・すぐに確認したい書類があっても、まずは重たいファイルを探し、さらに1枚ずつめくって目的の書類を探さなければいけないので非常に効率が悪いと思うことがよくあるから。(大阪府・24歳・男性)

・ファイリングしているが、大きさも色々あり保管していても検索するのが非常に大変(富山県・48歳・男性)

●把握したり手間がかかって大変!3位「社員個人単位で発生する領収証の収集・保管」

・いつ発生し、提出されるのか分からないので、仕事の目処が立たず、毎回苦労させられます。(北海道・47歳・男性)

・領収書のいきちがいや、紛失したなどの手間がかかる。(東京都・36歳・女性)

・社員の個人出張などで発生した領収書の精算手続きを、速やかに済ませてくれない人が多いので管理に苦労する。(奈良県・41歳・男性)

●気を付けてても無くしそうで大変!4位「書類の紛失の恐れ」

・どこかで紛失してしまうのではないかと思ってしまう(大阪府・26歳・女性)

・溜まっていくものなので紛失してしまいそうで怖い(東京都・32歳・女性)

・数人で管理しているのであっちにいったりと移動する際に紛失が怖い。(滋賀・36歳・女性)

●置く場所がなくて大変!5位「書類の置き場所や保管にかかる倉庫代」

・数が多いので保管するのに場所と費用がかかってしまう(北海道・31歳・女性)

・膨大な書類の量になってきているので、保管しておく場所がなくて困っている。(福岡県・41歳・男性)

・膨大な書類の量なので、このまま保管し続けるには限界がある上、保管しているスペースが勿体ないと思うから。(福岡県・44歳・女性)

具体的な書類整理・管理の悩みに関するアンケートでは、やはり管理の煩雑さに関する回答が1位となりました。書類が溜まっていく一方で整理が追いつかない状況下に置かれている現場が多いようです。整理が滞ると、2位となった「目的の書類が見つからない」というトラブルが起こり得ます。

通常の整理や管理だけで忙殺されている状況に関わらず、3位となった個人の書類提出状況の管理や把握といったタスクもあります。物理的に書類を残しておく以上、紛失のトラブルや、保管場所といった悩みも避けられません。

多くの悩みは、証憑書類をペーパーベースで残していることに起因しています。やはり書類管理の電子化は、現場における悩みのソリューションとなるかもしれません。

48%が導入を検討中!文書管理の電子化の現状調査の結果

2015年の税制改正を受け、書類の電子化について定めた「電子帳簿保存法」も改正され、2016年1月1日から適応開始されています。証憑書類の電子化に関する規制緩和や、スキャナー保存の容認などが、今回の改正内容です。書類を扱う企業にとっては望ましい改正ですが、実際には現場においてどの程度電子化が普及しているのでしょうか。今回は、電子化の導入状況についてもアンケートを行っています。

電子署名を使った文書管理の電子化の予定はありますか?

●「導入を検討中」を選んだ人の声

・いままではスタッフの手でデータ化していたが、文書自体に電子署名を採用することで信頼性が増すから。(鹿児島県・34歳・女性)

・少しでも経理が楽になるならと、導入を検討中です(埼玉県・27歳・女性)

・以前に領収書を紛失したこともあったので、そういうことがないように電子化の導入を検討するようにお願いしている。(千葉県・37歳・女性)

●「予定なし」を選んだ人の声

・職場ではまだ、そういった技術の認知が遅れていると思います。(茨城県・49歳・男性)

・導入費用や導入後の運用を考慮するとなかなか踏み切れないため。(埼玉県・30歳・男性)

・わからないことには手を出さないという古い方針なので、業務効率化のために何かが変わることは稀。(兵庫県・36歳・女性)

●「既に導入済」を選んだ人の声

・既に導入済です。処理時間が劇的に早くなった。(群馬県・55歳・男性)

・電子化によって、ファイルの保管場所を無駄に取る必要をなくした。(北海道・24歳・男性)

・電子化を行なったことで、保管スペースやデータ管理が簡単になりました。(東京都・37歳・女性)

48%の対象者が、書類電子化の導入を検討しています。やはり、経理担当の負担はどの現場でも大きく、何らかの対策が急がれていたようです。トラブル防止や業務効率化のため、会社に対して電子化を呼びかけているというコメントも寄せられています。

一方で、「導入の予定なし」の回答も42%にのぼりました。会社の風土や技術認知、コスト感などがその回答の理由のようです。多くのコメントには「書類整理・管理が効率化されるのはわかっているけど......」という悔しさが感じられます。

現状では10%にとどまりましたが、「すでに電子化を導入している」という回答もありました。多くの現場の方は、電子化による作業効率向上やトラブル件数の減少を実感しているようです。

期待してるのはこんなこと!「文書管理の電子化に期待すること」を聞いてみました!

文書管理現場のソリューションとして期待が集まっている電子化。具体的には、どのようなポイントが期待されているのでしょうか? アンケート対象者の方に電子化に対して期待しているポイントを自由回答で応えていただきました。

「文書管理の電子化に期待すること」は何ですか?(自由回答)

●「検索機能」に期待してます!

・管理も検索も楽になるのは業務の効率向上に繋がると思います。(茨城県・49・男性)

・電子化すると、探す際に検索で素早く見つけられる利点が有り、かさばらず整理も楽だろう(福岡県・47・女性)

・一括管理する事で書類の検索等、時間短縮できるように期待している。(奈良県・35歳・女性)

●「業務の簡素化」に期待してます!

・無駄な作業を減らして、残業をなくすこと。(群馬県・55歳・男性)

・意外と重労働となる文書管理がなくなること(栃木県・42歳・女性)

・今までの煩雑な作業を手っ取り早く済ませられればなぁと期待しています。(福岡県・29歳・男性)

●「保管場所の省スペース化」に期待してます!

・領収書を綴ったファイルなどの保管に困らなくなることです。(岡山県・40歳・男性)

・データー管理による、倉庫などの省スペース化が最も期待できる。(埼玉県・44歳・男性)

・保存場所がいらないので、また、整理もしやすい(滋賀県・50歳・女性)

●他にはこんなことに期待してます!

・セキュリティがしっかりしていて扱いやすいこと。(北海道・39歳・男性)

・作業の効率を良くするためと、紙を使わないエコな環境づくり(兵庫県・23歳・女性)

・計算間違いや日付の改ざんされる恐れがないので、スムーズに処理できること(三重県・37歳・女性)

業務短縮に直接つながる「検索機能」には、やはり多くの方からの期待が集まっていました。ペーパーベースの書類管理ではまさしく気の遠くなるような作業となる特定書類を見つける仕事が、一瞬で終わってしまうのは大きなメリットです。また、これまで時間を費やしていた作業をシステムに任せられるようになることから、「業務の簡素化」について期待する声も。これまで頭を悩まされていた経理の残業問題も、電子化によって解決されるかもしれません。

電子化による「保管場所の省スペース化」にも期待が寄せられています。事業所の規模によっては、書類によるスペース圧迫も決して無視できない問題のようです。ほかにもセキュリティ面の恩恵や、紙を使わないことによる環境の好影響を期待する声も。こうした少数派の回答からは、企業の理念やシチュエーションなども伺えます。

経理の現場において問題視されているペーパーベースでの書類管理。そして、電子化対応は、そうした現場のオペレーションを大きく改善し得る取り組みです。アンケート結果からは、多くの現場が電子化の恩恵に注目していることや、すでに電子化による業務改善を実感していることがわかりました。

社内リテラシーの低さからうまくシステムをうまく扱えないことを懸念している方も少なくないようです。一方で、電子帳簿保存法の改正に合わせて、簡単に扱える電子化システムが多数リリースされています。タイムスタンプPDFデータによって書類のペーパーレス化を実現する「NXらくらくエビデンス」もそのひとつです。「電子化は難しい......」と考えている企業担当者の方は、こちらを活用し、書類管理・整理の効率化に着手してはいかがでしょうか。

NXらくらくエビデンス

NXらくらくエビデンスは、俺のクラウドとセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプサービスを組み合わせた、証憑書類の電子保存向けサービスです。
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