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企業にとっては、会議の進め方を変えて有益なものにしていくことも、働き方改革のための有効手段となります。では、一体どのような会議の進め方に変えていくことが、より効果的なものになるのでしょうか。今回は、そんな「会議の進め方のポイント」についてご紹介していきます。

有効な会議は基本的に「参加者全員が発言する」

企業内の会議でよく見られるのが、「上司だけがほとんど喋ってしまう」という光景です。会議全体の8割が、こうした役職者や上司の発言となってしまい、他の参加者が一言も発言できずに終わってしまうのは、会議の体をなしていないことになってしまいます。有効な会議を実施するためには、参加者全員が発言できるような場にしていく必要があります。これも、働き方改革を実現する上では非常に重要なポイントと言えるでしょう。

ファシリテーターを置いて会議を進めてみる

会議にファシリテーターを置いて進めてみるというのも1つの方法です。ファシリテーターとは、内容を確認して時間内に終了できるよう、進行をサポートする役目のことです。このファシリテーターを置くことで、発言者に偏りがなくなり、全員が発言できるようになります。基本的には、組織と利害のない人間が選任されて会議を進めていきますので、進行に責任をもつ役割を果たすという点では議長とも異なるロールです。実際にファシリテーター制度を実施している企業では、別の部門からファシリテーターを呼ぶことも多いようで、部門内だけで行う会議に比べて、クオリティの高い会議を実施することができるようです。

ラップアップにもしっかり時間をとる

社内などの会議でよくあるもう1つの光景として、「時間切れでしっかりまとまらず、後はよろしく頼むという形で終わってしまうこと」があります。とくに長時間の会議では、そもそも何を話しているのか分からなくなってしまったり、何が会議上で決定したのかもあやふやなうちに終わったりするケースが多いものです。

そのため、ラップアップと呼ばれる「一定時間ごとに会議の内容をまとめる行為」も重要になります。長い会議では、15分程度に1回ラップアップを行って前に進めていくことが効率的な進行と言えるでしょう。

このように、会議を実施するにしても、これまでとは異なる効率性を重視して、それを確実に実現していく姿勢が大切になります。働き方改革は、一気に大きな変化をもたらすのではなく、細かな部分で生産性を確実に上げていく努力の積み重ねによって実現されます。そして、少しでも効率的な会議を行うことができれば、今以上に働き方を変えていくことができるのです。

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