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働き方改革時代に役立つ!ビジネスマンがメールを上手に捌くポイント

会社内外でのコミュニケーションはメールが主体となっており、ビジネスを進める上でメールをどのように捌いていくかは、生産性を高める上でも非常に重要なポイントとなりつつあります。そこで今回は、ビジネスマンがメールを上手く捌いていくためのポイントについてご紹介します。

周囲の業務をスムーズにするときに役立つメールの捌き方

どれだけ自分が早くメールを送信しても、相手から返信が来ないことには業務も進みません。とくに、上司の判断が必要になるものは、メールの返信が来るまでの間、業務が止まってしまい、前に進めなくなってしまいます。そのため、社内で周囲の業務をスムーズに進行するためには、スマホや携帯タブレットを積極的に利用し、仕事の空き時間に数本ずつでも返信して、業務を滞らせない努力をしていくことが重要と言えるでしょう。ちょっとした空き時間も上手く利用して返信していけば、返事を待っている相手にも迷惑が掛からず、生産性を上げることができます。このように働き方改革で生産性を上げるためには、所属する従業員相互の努力が必要になってきます。

時間をもっと作りたい時のメールの捌き方

なんとか時間を作りたいときのメールの捌き方も大切です。届いたメールに対して詳細を返信する前に、すべてに目を通しておき、「何時までに回答する」というとりあえずのメールを返信しておけば、一定の時間を稼ぐことが可能になります。また、返信を待っている相手も、その目処が事前に分かっていれば、他の業務に時間を使うことができます。そのため、送り手も受け手も効率を下げずに業務を進めていくことができるようになるのです。こういった対応ができるかどうかで、組織全体の生産性も大きく変化していく可能性があります。

メールを使わずに電話やチャットを有効利用してみる

メールを返信する場合、一定の形式を伴ったものでなければ、受け手を不快な気分にさせてしまう可能性があります。社内ならばともかく、それが取引先への返信の場合には、ぶっきらぼうなメールを早く返信しても、かえって印象を損ねてしまう危険性があるのです。そういった時には、メールだけに頼らず、電話をかけて真意がしっかりと伝わるように気を配ったり、短文でのやり取りが基本のチャットを使ったりして、コミュニケーションを取ることが効果的と言えます。それぞれの手法は、状況に応じて臨機応変に活用することが大切と言えるでしょう。

企業の中の働き方改革は、メールの捌き方1つで大きな変化が生まれます。自分の効率だけでなく、社内外の相手の効率にも十分気を遣う心構えが大切なのです。

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