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ドキュメント運用で生産性向上!デジタル化で実現するオフィス生産性改革

近年、働き方改革が社会的に大きなテーマになっており、オフィスの生産性を向上させる方法が様々に検討されています。その方法の1つとして、ドキュメント運用を見直しデジタル化することで生産性の向上に努めるという動きが出始めています。今回は、そんなデジタル化で実現するオフィス生産性改革についてまとめました。

紙データの書類をデジタル管理することで生産性は向上する!

デジタルデバイスが普及した今日にあっても、国内企業のほとんどは社内外のドキュメントを紙ベースで利用、運用しているのが実情です。社内で承認プロセスが必要なドキュメントは非常に多く、このやりとりを行うだけでも多くの時間と労力を必要とすることになりますが、これらをすべてデジタル化し、自動化を進めることができれば、より生産性を高めることできるのです。すでに、こうした統合的なソリューションを提供するプロバイダーも登場しており、紙データのデジタル化は強力に推進することができる時代になってきています。

文書保管業務のデジタル化のメリットとは

文書のデジタル化というと、承認プロセスに目がいきがちです。確かに承認プロセスはデジタル化によって可視化され、しかもそのスピードを飛躍的に早めることができます。それとともに、デジタル化した文書は文書管理面でも非常に大きなメリットをもたらしてくれることになります。紙ベースの文書は、承認後の検索や活用が必ずしも十分ではありませんが、デジタル化することにより検索を早く、しかも確実になり保存スペースの削減にも大きく貢献することができるため、オフィス全体の生産性を高めることにも直結するのです。

書類のデジタル化で削減できる業務とは

書類をデジタル化することは、コスト削減をもたらすことができるとともに、時間の短縮にも大きく貢献することになります。これまで数日かけて行っていた承認業務が数時間に短縮されることにより、従業員はより効率的に、承認業務以外のコアな業務に時間を割くことができるようになるのです。社内の承認業務は必要不可欠なものではありますが、その承認プロセスに時間と手間を取られることは生産性の低下に繋がりかねません。この部分だけでも時短で効率を上げられれば、他の業務への集中度も高まることになり、全体として余分な労働時間を大きく削減することができます。
このように、ドキュメントのデジタル化は、想像以上にオフィスの生産性に寄与する重要な改革と言っても過言ではないのです。

企業が成長するための働き方改革

人口減少と少子高齢化が進み、出産・子育て・介護で離職率が増加するなど加速度的に労働人口が減少しています。

それらをカバーするために、日本政府主導で『働き方改革』の取り組みがされているのは周知のとおりです。

そのような差し迫った課題の解決策として語られがちな『働き方改革』ですが、働き方を変えることで企業を大きく成長させることができると考えています。

時間や場所にとらわれず柔軟な働き方を可能にし、ビジネスのスピードを止めずに高いパフォーマンスを発揮することができれば企業は大きく成長することができます。

『俺のクラウド』は安心・安全な環境で様々なソリューションをご提供することで、お客様の『働き方改革』を実現するサポートをさせていただきたいと考えています。

俺のクラウドでは、以下の3つのカテゴリのサービスとセキュリティによって、働き方改革を実現します。

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