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マイナンバーセルフチェックシート【企業・社員編】

2016年から、マイナンバー制度の運用が始まりました。企業はまず、社員の個人番号を収集することになります。

しかし、情報収集前の適切な準備はお済でしょうか。

マイナンバー制度は、一部の過熱報道などで極端に恐れられている面があります。法令に従ったルールを策定し、ワークフローに従って適切な方法で従業員や家族の個人番号を管理運用するためには、企業や社員ひとり一人が制度を理解する必要があります。

以下のセルフチェックシートをもとに、マイナンバー運用に際しての理解を深めましょう。

企業向けチェックシート

  • マイナンバー制度の内容は理解していますか?

    マイナンバー制度、正式名称「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律案」は、個人情報保護法と深く関係し、不適切な取扱や漏洩に対しては罰則規定が適用されます。

    社内担当者は、基本的な要項などについて確認しておきましょう。

  • 社内ルールの策定は完了していますか?

    法制度の理解に基づいた社内ルールの構築ができていますか?ルールの最終承認者は、外注や部下に丸投げせず、法令とルールをしっかり理解した上で承認を行っているでしょうか。

  • 本人確認作業は厳密に行われていますか?

    個人番号収集の際はなりすましを防止するため、運転免許証、パスポートなどの身分証明書と照合する「本人確認」が義務付けられています。他人による「なりすまし」が発生しない方法で本人確認を行いましたか?

  • 安全管理措置の対応は充分に取れていますか?

    個人番号にアクセスする権限を持たない者による閲覧を防止するため、施錠可能なキャビネットへの保管や、保管場所を施錠する鍵の管理など、様々な履歴の台帳管理が必要です。

  • 業務システムの対応は済んでいますか?

    従業員情報の管理や、給与・年末調整に対応する業務システムたちは制度に対応しているでしょうか。

社員向けチェックシート

  • 社員ひとり一人が制度内容を理解していますか?

    制度内容、収集目的、収集・管理・運用方法について、雇用主から充分に納得のいく説明を受けていますか?利用目的の明示は、個人情報保護法の第18条で規定されています。気になる方はそちらを確認した上で、雇用者・社内担当者に相談しましょう。

  • 現住所と住民票の登録住所は一致していますか?

    個人番号を通知する「マイナンバー通知カード」は、住民票に登録された住所へ届きます。

  • 家族の個人番号も会社に提出することは知っていますか?

    扶養家族の個人番号も提出する必要があります。原則、扶養家族の本人確認は従業員が行っても構いませんが、場合によっては家族本人の記入押印による書類が必要になります。

  • 個人番号の通知カードについて、取扱方法・保管方法は周知徹底されていますか?

    銀行やDVDレンタル店、中古買取り店などで身分証明書の代わりに個人番号カードを出すことはできません。民間企業が顧客管理のために個人情報を使用することは禁止されています。

まずは、上記のようなチェック項目をもとに、社内で確認を行うことが大切です。もし不安や疑問に思うことが出てきたときは、信頼のおける税理士やITベンダーに相談してみてはいかがでしょうか。

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