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ISOの取得は、国際性のある企業なら海外の企業と取引をする上で信用を得るためにも、もはや世界基準として取得するのが当たり前の認証になりつつあります。この認証取得で大きく活用されるようになっているのが文書管理システムの導入です。今回は、ISOの取得と維持にとって、紙文書管理ではなくこうした文書管理システムが有効になるものなのかについてご説明していきます。

そもそもISOとは?

ISOはInternational Organization for Standardizationの略号の意味で、国際間の企業取り引きを円滑に実施するためにいまや必要不可欠となる標準規格として通用しているものです。これはISO審査機関の審査によって認証されると、ISO認証取得を受けたと公表することが可能になります。

ISO規格には実に多くのものが設定されていますが、国内で多く取得されているのが、ISO9000シリーズ(品質マネジメントシステム)やISO14000シリーズ(環境マネジメントシステム)、ISO27000シリーズ(情報セキュリティシステム)に関するものとなっています。

それぞれに取得要件は異なりますが、取得にあたっては大量の文書管理が必要になるという点では同様の要件を必要としています。

ISOとは文書作りにつながる

企業でISOを具体的に取得するとなると真っ先に重要になるのが、全社的な文書管理になります。

ISO取得にあたっては、とにかく大量の文書を作成することが求められることになり、そもそも文書を作る前に適正なルールを試行することが求められるのです。それが結果的に文書になって残るというのが正確な状況です。すべての企業活動は、あらかじめ設定したルールをベースにして行われ、このルールは定期的に確認され、変更や追加を経て継続運用されることになるのです。

したがってルールの追加や変更は文書の変更につながることになるのです。

文書管理システムが必要なわけ

このISOを継続的に企業で利用していくためには、とにかくISO文書の管理を徹底させることが必要になります。これは、紙のままで管理するのは非常に非効率であり、ここに文書管理システムの導入が求められることになるのです。

ISO文書のバージョン管理や内容の改ざん防止、検索・参照作業を効率的に実施するには紙文書やファイルサーバーではなく、専用に利用ができる文書管理システムが大きな力を発揮してくれます。したがって、ISOを取得することが決定したら、まず文書管理システムも同時に導入することが、効率的で生産性の高いISO運用を実現してくれることになることを十分に理解しておかなくてはなりません。

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