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多くの企業では、働き方改革によりあらゆる業務の電子化が進んでいます。しかし、今も請求書の郵送業務の自動化の実現は進んでいない企業が多くあります。

また、自動化したとしても取引先の運用状況も関わってくるため、どうしても郵送業務が残ってしまう場合もあります。

さらに、郵送やFAX、ファイル送信など多岐にわたる請求書の送付方法を取引先ごとに対応することもあり、自動化が難しいのが現状です。

請求書送付の例

図 請求書送付の例

もし、この請求業務が完全に自動化するとしたらどうでしょうか。今回は、請求業務の自動化についてご紹介します。

請求業務の自動化でこんな未来が

現状の請求業務をすべて自動化することであなたの仕事がこんな風に変わります。

業務に集中できる

これまでは、請求書の発送日は朝から印刷、封入作業が行われていました。そして、封入した請求書は郵便局の営業時間までに間に合うように持参していました。

しかし、これらの作業が自動化したら、あなたは毎月発生するこれらの作業をする必要がなくなります。

そのため、これからは時間に追われることもなく業務に集中することができます。

仕事の質が上がる

取引先によっては、社内処理のために郵送までに請求書データを送ってほしい、と言われることがあります。

通常、郵送で請求書をお送りしている企業の場合、このような要望が来た時には個別でメール送付の対応をしているかと思います。

しかし、これも自動化することで個別でメール送付することがなくなります。

イレギュラー対応がなくなり、ミスをする可能性が減ることで仕事の質も上がります。

コスト削減

請求書の郵送準備のため、封筒の宛名と封筒に入れた請求書の宛名が間違っていないか慎重にチェックをしているかと思います。

ダブルチェックなどでミスが発生しないよう確認を行いますが、慎重になればなるほど確認の時間や人手もかかってきます。

しかし、これも自動化することで誤送付の心配がなくなり時間や人件費が削減できます。

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請求書送付の例※画像をクリックすると拡大します

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