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働き方改革、オリンピック対策と言いつつも、ついつい先延ばしにしてきたテレワーク......。そんな状況に心当たりはありませんか? 

先延ばしにはしていたけれど、新型コロナウイルスへの対策として、急遽テレワークが実施されることになった、というケースもあるかもしれません。すでに万全の体制を整えていれば問題ありませんが、全く準備していなかった、と慌てている場合もあることでしょう。制度こそあったけれど、実際に初めて運用することになったというケースでは、混乱や、想定していなかった不具合が発生した、ということもあるのではないでしょうか。

そこで今回は、急遽テレワークを実施しなければならなくなった方向けに、すぐに無料で使えるテレワークおすすめツールをご紹介します。

Web会議:Zoom

現在世界的に大きな注目を集めているWeb会議ツールがZoomです。1対1から複数人でのWeb会議はもちろん、チャットツール、画面共有、ホワイトボード機能も備えており、ストレスなくコミュニケーションを図ることができます。会議を録画することができるため、リアルタイムに参加できなかった人に、後から情報共有することも可能です。

無料アカウントでは会議開催時間は40分、参加人数は100名までに制限されていますが、ひとまずWeb会議を使ってみたい、ちょっと顔を合わせて会話をしたい、という場合には十分で、手軽に使えるおすすめのツールです。また、Zoomはモバイルでもストレスなく接続できるため、場所や環境を問わずに利用できる点も魅力になっています。

チャットツール:Chatwork

無料の国産チャットツール、Chatwork。デザインが使いやすく、無料版でも1対1のビデオ会議や音声通話、ファイル送信、タスク管理ができることから、ビジネスシーンで多く活用されています。案件や部署ごとにグループチャットを作成することができる他、マイチャット機能を使えば、自分だけのチャットスペースをメモやファイル置き場にすることも可能です。
テレワークで課題とされるタスク管理をチャット形式で手軽に実施できるのは、Chatworkの大きな魅力だといえるでしょう。

チャットツール:Slack

チャットツールといえばSlack、という方も多いかもしれません。Slackは、プロジェクト管理やチーム内の情報共有を、チャンネルというチャットルームの中で行うことができます。ファイル共有機能、音声通話やビデオ通話機能に加え、画面共有機能もあるため、簡易的なWeb会議を実施することも可能です。共有チャンネルを活用すれば、社外の人とのコミュニケーションも円滑に行えます。
SlackはOffice365やGoogleドライブをはじめとしたさまざまなアプリと互換性があるため、アプリを追加することで、Slackでの作業を効率的にそのほかのサービスと連携させることもできる点が、大きなメリットとなっています。

メモアプリ:Evernote

テキストだけでなく、図表やWebページ、音声などのデータを一か所に集め、フォルダやタグによって整理し、必要な場合には複数の端末やユーザーと情報を共有できるのがEvernoteです。無料アカウントでも使える機能は多く、情報の整理共有や可視化には十分に対応できます。また、地味に便利な機能がWebサイトのクリップ機能です。気になったWebページのクリップやスクリーンショットを保存しておくことで、いちいちブラウザで検索しなおす手間を省き、Webページがなくなってしまった...という事態にも対応できます。

コンテンツ管理:box

ドキュメントやデータの共有に活用できるサービスがboxです。個人アカウントであれば無料で作成することができ、10GBのストレージを利用することができます。公開範囲を個別のファイルやフォルダに設定できるため、必要な人に必要なデータだけを共有することが可能です。社内外を問わずアクセスでき、メール送付でやりがちな、添付ファイルのパスワード送付忘れを防止し、万が一ファイルの送り先を間違えた場合でも、ファイルにアクセスできなくする、ファイルを回収する、といった対応ができます。
サービスの性質上、セキュリティには特に力を入れており、世界中の大企業がboxの利用を認めていることからも、その安全性は高く評価されているといえるでしょう。

進捗管理ツール:Trello

Trelloは、カード、ボード、リストを活用し、タスクを管理するツールです。個人利用でも、チームと共有して利用することもできます。Trelloでは、プロジェクトごとに関連するタスクやデータを整理することで、優先順位をつけ、柔軟な管理を実現します。作成できるボード数には制限がないため、個人利用のボードと、チームで使うボードを分けて活用するといった使い方も可能です。タスクに期限を設定しておけばアラートを飛ばすこともでき、締め切り忘れを防ぐことができます。

タスクの進捗をチームで共有できることから、テレワークの課題と言われる進捗管理、成果物チェックにも役立ちます。PC、モバイルの両方から利用でき、いつでもすぐに情報を更新することができます。もちろん、このチームには社外の人を追加することも可能ですから、社外の人との情報管理、進捗管理にも活用できます。

オンラインホワイトボード:miro

PCやスマホなど、場所とデバイスを選ばず使えるオンラインホワイトボード、miro。複数人による同時編集が可能で、スペースを気にせずどこまでも書き込める、ウェブならではのホワイトボード機能が魅力です。書き込んだデータは、ExcelやEvernoteへエクスポートすることができるため、フィードバックの実施や、情報共有も容易にできます。アイコンが見やすく、初めて使う場合にもわかりやすいUIになっている点も高く評価されているポイントです。

まとめ

特に普段テレワークを実施していない企業にとって、テレワークでは労務管理やコミュニケーション、人事評価をどうしたらいいのか、といった点で課題を感じることが多いといわれています。今回ご紹介した無料ツールを活用して、円滑なコミュニケーションと業務遂行の実現にお役立てください。

JBCCでは、テレワークに役立つ様々なサービスをご提供しています。今回の件でテレワークの必要性に迫られた方、オリンピックに向けて準備をお考えの方はぜひご検討ください。

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