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2020年4月7日。翌日に緊急事態宣言が発令されることが決まり、JBCCでは「明日から社員は原則テレワークにすること」が告知されました。

もともとテレワークを実施している社員も多く、出勤は週2~3日、場合によっては週5日すべてテレワーク、という社員もいるため、テレワークそのものは比較的すんなり受け入れられたのではないかと思います。しかし、全社員2000名規模のテレワークは前例がなく、実際にやって初めて分かったこともたくさんありました。

そこで今回は、JBCCが全社テレワークを実施してみてわかったこと、困ったことを赤裸々にお伝えします。現在各所で導入が検討・実施されているテレワーク。興味はあるが一歩を踏み出せない、という場合もあるのではないでしょうか。JBCCの実例が、一例として参考になれば幸いです。

1)「接続数」には余裕が必要!

4月8日。全社員一斉テレワーク初日の朝、真っ先に発生したのがVPNの接続数不足問題でした。もともと弊社はVPN接続でリモート業務をする社員も多かったため、ある程度の接続数は確保していましたが、全社一斉でのテレワークまでは想定しておらず、従来の接続方法では接続数が枯渇。VPNの接続が、いわば椅子取りゲーム状態になってしまったのです。幸いにも、すぐに新しいクライアントによるVPN接続が提供されたため、VPN接続問題は解消しましたが、同様の問題に直面したという企業様も多いのではないでしょうか。

2)セキュリティや就業規則のガイドライン見直しは必須

テレワークに際しては、社外のデバイスから社内システムへのアクセス方法や、セキュリティ・個人情報保護のガイドラインなど、出社が前提とされていた運用を見直す必要がでてきます。JBCCでは情報保護の観点から、社外のプリンターへ接続することは禁止されていましたが、現在は十分な注意を払った上で、必要不可欠な情報に限り社外のプリンターでの印刷が認められています。また、テレワークでの就業時間についても、従来よりも柔軟な対応(子供の世話や介護など)ができるようガイドラインが見直されました。

3)Web会議とチャットコミュニケーションは『慣れ』

もともと社内ではチャットもビデオ会議も活用していたため、こちらもすんなり活用できていましたが、やはり遠隔でのコミュニケーションは、相手の表情や雰囲気が伝わりにくい側面があり、思わぬすれ違いを生むこともありました。チャットツールは会話のログを視覚的にたどりやすいところがメリットですが、会話が続くとログを探しきれなくなる、どのチャットで発言したかわからなくなってしまう、なんていうことも。Web会議でも、議事録を残さないと「言った・言わない」になってしまうことがあるため、決定事項は別途メモに残して明文化しておくなど、すれ違いを生まないような工夫が必要です。
また、Web会議を導入されている場合、おススメなのがビデオをオンにすること。最初は抵抗があるかもしれませんが、すぐに慣れます! 大人数ではラグが発生することもあるため、発言するときだけカメラをオンにするなど、こちらも工夫しながら活用しています。いまは無料の背景画像もたくさんあるので、部屋が散らかっていても大丈夫なのは助かります。

4)それでも出社せざるを得ない「紙業務」対応

様々な業務の自動化やデジタル化は推進されているものの、請求書の授受や押印、やむを得ないFAX対応など、出社しなければ対応できない業務は、現時点では残念ながらゼロではありません。RPAやAI-OCRの発達を受け、紙業務のデジタル化・業務の自動化は、従来からその必要性が強く訴えられてきていますが、出社そのものがリスクとなってしまったいまだからこそ、抜本的な見直しが急務です。

◇JBCCがお送りする テレワークを今すぐ一歩進めるための【テレワーク推進LIVE】

JBCCでは、新型コロナウイルス対策としてテレワークを急遽実施・検討せざるを得なくなった企業様向けのオンラインセミナーを、5月に開催することを決定いたしました。一日ごとにテーマを設け、毎日14時から、様々なテレワークの課題への解決策を一週間にわたりオンラインセミナーとしてお送りします。

全社一斉テレワークを実施してみてわかった実体験だけでなく、多くのお客様が課題に感じている「ITインフラの整備」「セキュリティ問題」「紙業務対応」などの解決方法をご提案いたします。

各セッションは10分~40分程度と参加しやすく、ご興味のあるセッションだけのご参加も大歓迎です!
皆様のご登録をお待ちしています。詳細は下記リンクからご確認ください。

■ 2020年5月18日~22日 【テレワーク推進LIVE】オンラインセミナー開催のお知らせ

5/18(月)

テレワーク推進には、まずはプラットフォーム整備!Day

テーマソリューション:PC、モバイル、仮想デスクトップ

5/19(火)

テレワーク推進に必要なセキュリティ対策を考えるDay

テーマソリューション:データ保護、VPN、リモートアクセス

5/20(水)

テレワークで今すぐ使えるコミュニケーション!Day

テーマソリューション:チャット、Web会議、e-learning、ファイル共有、コミュニケーション

5/21(木)

テレワークのさらなる推進に!業務の電子化Day~脱紙業務~

テーマソリューション:申請書類、電子契約、進捗管理、勤怠管理、AI-OCR

5/22(金)

オフィス無人化に向けて!業務の自動化Day

テーマソリューション:セルフヘルプ、業務自動化、RPA


■□参考情報□■

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