帳票基幹システムをクラウドネイティブ開発で構築、
介護アプリケーションとの連携はRPAで自動化

EXCELや紙書類で行っていた帳票管理をシステム化し、大幅な業務効率化を実現

  • 年間84%の労働時間削減と業務効率化の効果を見込む
  • 売上の予実管理を即座に可視化、迅速な意思決定が可能に
  • 行政に対して法令順守のエビデンスが明確に

株式会社ウェルオフ様

設立:2007年4月
本社:埼玉県さいたま市南区根岸1-3-9
事業内容:介護保険法に基づく居宅介護サービス事業 ・障がい者自立支援法に基づく福祉事業
URL: http://www.welloff.co.jp/

目次

1. 導入の経緯)手作業による入力とチェックでミスが発生、正確かつ迅速に売上予測・実績が把握できない課題も
2. 導入のポイント)短期間の現状分析から的確な業務フローを策定、プロジェクトは3フェーズに分けて始動
3. 導入の効果)転記入力が不要となりチェック時間を削減、年間84%の労働時間の削減効果が得られる
4. 今後の展望)今後は正確なデータを経営情報として活用、介護報酬の誤請求も確実に防止できると期待


ウェルオフは2007年に創業し、地域密着型通所介護(小規模デイサービス)をはじめ埼玉県内でデイサービス事業、訪問介護サービス事業を展開してきた。2014年にサービス付き高齢者向け住宅「エクラシア川越」を開設してから急速に事業を拡大、現在は埼玉県を中心に東京都、神奈川県、千葉県、茨城県で35施設を運営。2021年には50施設、5,000床を超えるサービス付き高齢者向け住宅の提供を予定している。  
(以下敬称略)

導入の経緯)手作業による入力とチェックでミスが発生、正確かつ迅速に売上予測・実績が把握できない課題も

 ウェルオフは2007年4月、現・代表取締役社長の鈴木徹氏が埼玉県内で創業し、2009年に地域密着型通所介護(小規模デイサービス)事業を開始した。しばらくは介護支援事業と福祉用具事業を展開し、その後サービス付き高齢者向け住宅の展開に向けて訪問介護/訪問看護も開始。そして2014年のサービス付き高齢者向け住宅事業への進出を機に、急速に事業規模を拡大。現在は埼玉県を中心に東京都、神奈川県、千葉県、茨城県で35施設を運営する総合福祉事業者へと成長した。事業拡大は現在も続いており、2021年までに既存施設と合わせて50施設のサービス付き高齢者向け住宅「エクラシア」を設置する予定だ。

 順調に成長を続けるウェルオフだが、事業規模が拡大するにつれて次第に業務課題が浮き彫りになっていた。その一つが、書類の入力とチェックの業務見直しだった。「福祉事業者の当社にとって、介護保険制度による介護報酬は売上の多くを占めています。そのため介護報酬の請求に必要な書類に不整合や不備があってはいけません。しかし残念ながら、ミスの発生を防ぎ切れないのが実情でした」(取締役 南部福祉事業部 統括部長 野田治希氏)

 ウェルオフの施設に限らず介護業界では基本的に、介護スタッフが利用者に提供したサービスは紙書類に手書きで記入して記録として残している。ウェルオフではその記録をもとにサービス別の単位数をExcelの帳票に入力している。各施設のExcelデータは管理部が取りまとめ、保険計算と報酬請求を行う介護アプリケーションに手作業で転記入力。さらに監査部が帳票と介護アプリケーションの内容が一致しているかを目視で確認するという流れで業務が行われていた。この間、施設の現場、管理部、監査部の3段階でチェックを行っていたが、それでもミスを完全になくすことはできなかった。
 入力とチェックに時間がかかっていたこともあり、経営層にとっては会社全体の正確な売上の予測・実績が把握できないという課題もあった。こうした課題を解決するため、ウェルオフはExcelや紙書類で運用管理していた売上管理の帳票を“システム化する”という検討を始めた。

 「ちょうどシステム化の検討を始めた2017年秋にJBCCからアプローチがあり、JBCCに業務課題を解決するための提案を依頼することにしました。同年12月にはExcelや紙書類で行っていた売上管理をクラウド業務アプリケーション基盤に移行するといった改善提案を受けましたが、議論を重ねるなかでJBCCから『入力とチェックの業務課題を解決するには、現状分析とシステム要件の整理を実施することが望ましい』という提案がありました。実際、業務フローの現状を正確に把握できていなかったこともあり、その提案を受け入れることにしました」(野田氏)

サービス付き高齢者向け住宅「エクラシア」

導入のポイント)短期間の現状分析から的確な業務フローを策定、プロジェクトは3フェーズに分けて始動

 ウェルオフからの依頼を受けたJBCCでは、2018年5月に本社と全施設に直接出向き、現場の業務スタッフにヒアリングを実施した。そこで見えてきたのは、業務フローが施設ごとに異なり、書類もオペレーションも統一されていないという現状だった。そこでJBCCは、ヒアリングの結果に基づいた全社統一の業務フローを6月に完成させ、ウェルオフに提出した。

 「JBCCが作成した業務フローは、当社の現状を正確に表した質の高いものでした。わずか2カ月という短い期間で業務を深く理解してくれたことに、社長もJBCCを高く評価しました。これがきっかけとなり、当初考えていた売上管理のシステム化だけでなく、入力やチェックの業務負荷を軽減してミスをなくす『帳票基幹システム』の構築プロジェクトを2018年10月に始動させました」(取締役 西部福祉事業部 統括部長 中内 史郎氏)

 プロジェクトの始動にあたり、JBCCはウェルオフが求めるシステム要件を改めて整理・定義した。このときにウェルオフ側の負荷を軽減してスムーズに移行できるように、一次~三次にフェーズ分けを行い、段階的にシステムを開発・導入する方針を立てた。

 一次フェーズがスタートしたのは2019年1月のこと。このフェーズでは帳票基幹システムの基盤となる共通機能とマスターデータベースを構築するとともに、営業現場で課題となっていた入居見込み管理をシステム化することにした。また一次フェーズと並行して、3月には二次フェーズもスタートさせ、売上表データ作成、利用者別予定、稼動表連携など“前月25日業務”“10日業務”と呼ばれる月次業務のシステム化に取り組んだ。いずれも手作業による入力と目視によるチェックが負担となっていたものだ。

 帳票基幹システムの構築はクラウドネイティブ開発で進められた。また既存の介護アプリケーションとの連携に必要な部分にはRPAツール「WinActor」を採用し、転記入力とチェックを自動化している。さらにデータ連携ツール「Qanat」を採用し、必要に応じて外部システムとのデータのやり取りも可能にしている。

導入の効果)転記入力が不要となりチェック時間を削減、年間84%の労働時間の削減効果が得られる

 帳票基幹システム構築プロジェクトの一次フェーズは2019年3月、二次フェーズは同年7月にサービスインし、すでに本番稼働が始まっている。稼働して間もないものの、埼玉県南部を中心とするサービス付き高齢者向け住宅の事業を統括する立場にある野田氏によると、現場ではすでに効果を実感しているという。

 「例えば営業担当者が行う入居見込み管理業務では、書類上の記載とシステム上のデータに違いがないか、私たち管理責任者自身が時間をかけてチェックを行う必要がありました。しかし帳票基幹システムが稼働してからは、書類からシステムへの転記入力がなくなったため、チェックを行わずに済むようになりました。管理責任者にとって、こうした業務効率化の効果は絶大です」(野田氏)

 2019年6月からは三次フェーズの開発がスタート。このフェーズでは、日次で行われる利用者管理表、サービス実施記録などの“当日業務”、毎月末に実施する動向計算書作成などの“月末業務”がシステム化され、システムに入力したデータを管理することで日々のチェック業務を大幅に削減。さらに売上表の自動生成や可視化も可能になるという。

 「三次フェーズは追加機能開発も決まり、2020年2月の本番稼働を予定しています。稼働が始まると、いよいよ帳票基幹システムが完成します。これにより従来は当日の実績入力に2時間かけていたものが20分程度で終了するようになり、年間84%の労働時間削減と業務効率化の効果が得られると見込んでいます。こうした効果はこれから施設数が増えるに従って大きくなっていくと考えており、JBCCに試算してもらったところ100施設に増えたときには年間6万4,000時間以上の効果が得られることがわかりました」(中内氏)

 「当社はこれまで、すべてのデータをパソコンに保管していたため、パソコンの故障によってデータを消失するリスクも抱えていました。それをクラウド環境へ移行したことで、データの保全とセキュリティ対策の面でも効果が得られると認識しています」(野田氏)

今後の展望)今後は正確なデータを経営情報として活用、介護報酬の誤請求も確実に防止できると期待

 帳票基幹システムの構築により、ウェルオフは入力とチェックのミスを排除した正確なデータを経営情報に使えるようになった。
 「三次フェーズではBIツールとしてTableauも導入するため、稼働後には売上の予実管理をリアルタイムに可視化し、さまざまな経営視点から売上や利用傾向を分析できるようになります。これは迅速な経営意思の決定にも大いに役立つと考えています」(野田氏)

 また今後は、介護報酬の誤請求なども確実に防止できると期待する。
 「かつては介護報酬の請求に使用した帳票と社内で管理するExcelデータが一致せず、行政から実地指導が訪れた際、他の施設スタッフも総出で再チェックするようなこともありました。これからはそうした事態が起きることもなくなり、安心して事業の拡大に邁進できます」(中内氏)

 ウェルオフが抱えていた業務課題をシステム化によって解決したJBCCは、帳票基幹システムが本番稼働して運用フェーズに移行した後も、引き続きシステム運用管理をサポートする予定だ。急速な事業拡大路線を突き進むウェルオフを、JBCCは今後もシステム面から支え続けていく。

製品の詳しい情報はこちらから

関連資料のダウンロードはこちらから


資料ダウンロード

カテゴリ:

こちらの記事も人気です

    この課題を解決するソリューション