帳票配信サービスと連携し、請求業務の自動化を実現
新たな価値の創造のために、取引先を含めた完全デジタル化を目指す

帳票業務を自動し繁忙期でも残業がほぼゼロに

  • 請求書の自動発行・自動発送を実現し、事務作業を効率化
  • NXドキュメント管理と組み合わせて過去検索を可能に
  • システムの自動連携により監視の負荷が激減、運用がスムーズに
オザックス株式会社様

設立:1920年9月
資本金:2億円

本社所在地:東京都千代田区
業務内容: 外食・小売等で使う包装資材や消耗品・備品等の業務用資材の生産・加工・販売をはじめ、洋紙や板紙、紙二次製品などの販売、加えて物流やシステム等を提供

URL: https://www.ozax.co.jp/

目次

1. 「新しい価値の創造」で豊かな未来づくりに貢献
2. 生産性向上と競争力向上のためのデジタル化
3. 業務繁忙期でも残業がほぼゼロに
4. 完全デジタル化を目指して

オザックス株式会社には、請求業務のデジタル化を目的として、JBCC俺のクラウドシリーズ「NXドキュメント管理」とコクヨ株式会社の帳票配信サービス「@Tovas」を組み合わせたソリューションをご採用いただきました。
請求書の自動発行・自動発送を実現するために、どのようにシステム化を推進していったのか、情報システム本部 本部長 富山友貴様と、システム導入・開発・運用を担当するグループ会社のオーキッドシステムソリューションズ株式会社 南野宏之様に伺いました。
(以下敬称略)

「新しい価値の創造」で豊かな未来づくりに貢献

― まず始めに、オザックス株式会社の手がける事業についてお聞かせください。

富山:当社は紙・フィルム・消耗材の専門商社です。明治時代に大阪の船場で紙専門の卸商としてスタートし、現在は業務用備品・消耗資材、フィルム・機能製品など、数万点以上の商品を扱うようになりました。物販だけでなく物流機能も整備しており、包括的な商社機能を提供しているところに強みがあります。また、当社のノウハウを反映したクラウドの受発注システムサービス「MPS」を提供しており、商品とサービスを組み合わせたご提案も行っています。

― 今後、御社の商社機能はどのように進化していくのでしょうか。

富山:新商品・新分野・新規事業の開拓により、「新たな価値の創造」に取り組むことで商社機能を高め、豊かな未来づくりに貢献することが求められると考えています。新たな価値の創造のためにはITを活用した構造改革が不可欠です。今後はITをさらに活用して、競争力を高めていかなければなりません。

ozax_showspace映画館で販売するポップコーンから厨房で使用する節水ノズルまで、扱う商品は幅広い

生産性向上と競争力向上のためのデジタル化

― 今回の新システム導入もIT活用による構造改革の取り組みと言えますね。

富山:まさに構造改革初年度の取り組みが、請求業務のデジタル化です。当社が取引先へ発行する請求書は月に数万枚にものぼります。社内業務だけでなく、取引先様の業務においても、紙の請求書で処理することで生産性が低下している部分があります。取引先様も含めて全体の生産性を高めたいという思いがありました。

南野:配信対象となる請求書を洗い出したところ、公式のフォーマットが13種類、さらに公式ではないものも数多く使用されていることがわかりました。今回システム化する対象は公式のフォーマットに絞りましたが、今後は非公式のフォーマットや、請求書以外の帳票も対応していきたいと考えています。そうしたことを考えると、「@Tovas」は後からユーザーが帳票を自由に追加できるので、とても魅力を感じました。また、今後仕入先から送付される請求書もデジタル化できるように、配信・受信の双方向に対応していることも決め手となりました。

― このソリューションを検討するきっかけと採用した理由を教えてください。

富山:請求書発行と発送を自動化するソリューションを探していたなかで、コクヨさんの帳票配信サービス「@Tovas」のセミナーを受講したのがきっかけです。いくつかのソリューションを検討しましたが、最終的には大量データを処理するBtoBの事例が多かったことが決め手になりましたね。提供される機能とコストのバランスも良いと思いました。

「当社の目指すデジタル化を具現化しているソリューションです」
情報システム本部 富山本部長

― 運用を開始するにあたって、苦労したことを教えて下さい。

南野:従来の業務では、紙の請求書を郵送しています。そのため、はたして取引先様が請求書を電子データで受け取ってくれるのか、不安でいっぱいでしたね。その不安は的中しまして(笑)、調整はかなり難航しました。取引先様からみると、電子データで受け取っても、社内では紙で処理するワークフローになっているので、かえって印刷する手間が増えてしまうという問題が一番大きかったと思います。とはいえ、理解ある取引先様も多く、導入して1年目の目標であったデジタル化率50%を達成することができました。今後各社でもデジタル化が進めば、当社のデジタル化率も加速していくと期待しています。

業務繁忙期でも残業がほぼゼロに

― 実際に運用してみてどのような効果がありましたか。

南野:事務作業と郵送コストが大幅に削減できました。今までは月末締めの請求書発行・郵送業務をこなすために、月初に残業しなければなりませんでしたが、現在は必要なくなっています。システム化を機に全体の業務を棚卸したことで、システム対象外の業務も生産性が向上したのは予想外の収穫でした。取引先様からも、「請求書がすぐに届くようになり、業務を前倒しで進めることができた」「再発行の依頼が不要になり、事務作業が軽減した」と好評をいただいています。

「自分たちで帳票をカスタマイズできる仕組みが魅力です」
オーキッドシステムソリューションズ
南野様

― システム運用での効果はありましたか。

南野:従来のシステムでは発注書や納品書を配信するFAXサーバーが稼働していました。回線が限られていたため、処理が集中するとエラーが頻繁に発生し、その対処のために担当者が1人張り付いて監視しなければなりませんでした。今回導入したシステムでは大量データの配信も問題なくできるので、担当者が本来の業務に集中することができています。

基幹システムの請求データを「Qanat」経由で「@Tovas」に連携して配信する。
配信した帳票を「NXドキュメント管理」に保存して検索やダウンロードできる仕組みだ。

― 配信した請求書の検索にNXドキュメント管理を使っていただいていますが、使い勝手はいかがでしょうか。

南野:従来のシステムにも同じような機能がありましたが、検索の速さは劇的に改善されましたね。検索ワードも柔軟に設定できるため、使いやすくなりました。

完全デジタル化を目指して

― システムについて今後の展望をお聞かせください。

富山:当社の目的である完全なデジタル化は、まだ道半ばです。今回の請求書のデジタル化はその一部分にすぎません。今後は、今までデータとすら認識されてこなかったもの、例えば音声データ、画像データといったものまで含め、ひとつずつデジタル化していきたいと考えています。
また、取引先様に対して、自社で開発した受発注システムサービス「MPS」をご提案し、デジタル化支援を行っています。サービスをご利用いただくことで、当社との取引の処理についても自動化ができるようになり、取引先様の生産性向上に貢献できると考えています。

南野:直近の取り組みとしては、仕入先からの請求書デジタル化を予定しています。システムは対応しているので、運用にのせられるように現在準備を進めています。

― デジタル化の取り組みは他社様にとても参考になると思います。本日は貴重なお話をありがとうございました。

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