グローバルで活躍する多忙な経営層もモバイルからの電子承認でビジネスを止めない。

ビジネスの意思決定を迅速化するワークフローサービス

  • 紙ベースの承認を廃止して、承認がスピーディに
  • 社内のフリーデスク化が促進され、業務効率アップ!
  • 権限や承認ルートの明確化で内部統制にも効果
グローバル・ロジスティック・プロパティーズ株式会社様

設立:平成21年3月
本社所在地:東京都港区
事業内容:物流施設の開発等
ホームページ:http://www.glprop.co.jp/

目次

1. 国内の主要物流拠点に 高機能な先進的物流施設を展開
2. 重視したのは、モバイルでの承認とわかりやすさ
3. 元の帳票デザインを踏襲したことで、ユーザーの抵抗感を軽減
4. 権限や承認ルートの明確化で 業務プロセスの標準化が進展

昨年度、グローバル・ロジスティック・プロパティーズ株式会社(以下GLP)様は、約2か月という短期間で全社のワークフローシステムを導入・定着させました。迅速で合理的な決断が導いた業務効率化の成功事例について、情報システム部の宮本部長と大槻様に伺いました。

国内の主要物流拠点に 高機能な先進的物流施設を展開

― 宮本様、最初に、GLP様についてお聞かせください。
当社は、先進的物流施設のリーディングプロバイダーであるグローバル・ロジスティック・プロパティーズ・リミテッドの日本法人です。全国の主要物流拠点で数多くの広大な物流施設を所有・運営しており、都市の生活や経済活動を支える高機能で環境に配慮した物流施設を提供しています。

「先進的物流施設」とはどのような施設なのか、お聞かせください。
基本的に規模・構造、快適性などの重要な5要素を実現した施設を当社でそう位置づけています。例えば、当社の施設は各階に停車可能で上層階も1階と同様の利便性を有するものも多いです。また、施設で多くの人が働くことをを想定してアメニティを充実させており、カフェテリアやパウダールーム付きのトイレなどはパート社員の確保のしやすさにも貢献しています。

― 外資系の企業ならではの課題などがありますか?

グローバルで活躍するトップは不在のことが多く、承認も滞りがちで、出張前にはよく、承認を得たい人の行列が社長室の前にできたりしていました。

GLP座間(写真上)、GLP岡山総社(写真下)をはじめ、国内の物流効率化のニーズに応え、効率的かつ高品質な物流サービスを提供できる先進的物流施設を次々と展開している。

重視したのは、モバイルでの承認とわかりやすさ

今回、ワークフローシステムの導入を検討したきっかけは何だったのですか?

直接のきっかけは、フリーデスク化のプロジェクトでした。プロジェクト推進の過程で浮上してきたのが、それまで承認者の固定席にあった決裁書トレーをどう運用していくかという問題です。以前から考えていたことではありましたが、やはり承認フローにおけるペーパーレス化は避けて通れない課題であると、この時、再認識したわけです。

― 導入にあたり、他の製品も検討されたとのことですが、NXワークフロー採用の決定要因は何でしたか?

最も優先した点は、モバイルでの承認が可能なこととわかりやすさでした。NXワークフローはそれらを満たすとともに、ユーザー機能、管理機能とも要件充足度が最も高かったことが決定要因となりました。
わかりやすさという点では、日本の稟議書・印章文化を踏まえていること、入力画面のデザインも元の帳票と変わらない見た目を保持できることもポイントでした。

「 『重要な申請はひと声かける』 など、場合に応じた適切な運用ができるようになってきました」 情報システム部 宮本部長

元の帳票デザインを踏襲したことで、ユーザーの抵抗感を軽減

― 大槻様、2か月という短期間での全社導入でしたが、苦労された点などはありましたか?

ドラフト作成をアシスタントが行い、本来の申請者は別にいるという実態をフローにどのように反映するかという点、それと、承認ルーチンがそれぞれ異なる100社近い子会社や関係会社があるがすべてに対し統一的運用ができるかという点が悩みどころでした。
しかしこれらは柔軟な承認ルート設定が可能なNXワークフローで対応することができています。

― 多くは、元の帳票のデザインを踏襲していますね。

はい。使う立場の人からすれば見慣れたデザインで馴染みやすいですし、導入する立場の私たちからすれば新たにデザインを考えなくてよいので、導入にかける時間の節約になると思いました。

― 効果のほどはいかがですか?

紙の帳票はほぼゼロになりました。また、いま誰の所で申請が止まってしまっているのかわからないということがなくなり、承認スピードがアップして全体的に業務効率が上がってきていると思います。申請状況が可視化されたことで、承認者が自らが承認すべき案件の残数を自覚できるようになったことも影響していると思います。

「承認の催促機能も大変役立っています」 情報システム部 大槻様

権限や承認ルートの明確化で 業務プロセスの標準化が進展

― 他に現れた効果はありましたか?

権限やルートが明確化され運用が安定しました。以前は、誰のサインかわからなくて責任の所在があやふやだったり、ルートが恣意的になったりしがちでした。本当は法務に回すルーチンなのに、この件は軽微だからといって回さなくても通ってしまったり。今は強制的に回りますから、気を遣ったり経路の変更を考えたりする余地はなくなり、厳格に運用されています。

― 決裁のエビデンスも残りますしね。

そうですね。それに、検索性が上がり監査時にも取り出しやすいのは助かります。

― 今後、さらなる活用をお考えですか?

導入から1年の間に約30帳票を追加しましたが、ここで承認ルートの見直しや不要な帳票の集約統合を行い、より利便性を向上させていきたいと思っています。よく使われるメニューを見やすい位置へ配置することも検討しています。

― ぜひ、蓄積されたワークフローの履歴データを解析してみることもおすすめします。思ってもみなかった発見があるかもしれません。

宮本様、大槻様、貴重なお話を聴かせていただきありがとうございました。

広々としたフリーデスクスエリア。リフレッシュするためのカフェスペースも設けられている。

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