【株式会社エース・オートリース様】現場部門が"欲しい時に" "自ら"データを入手可能に。

現場部門が"欲しい時に" "自ら"データを入手可能に。
操作のわかりやすさがしくみ定着とデータ活用促進に貢献。

株式会社エース・オートリース様

設立：2001年6月

本社：東京都品川区

資本金：1,344百万円

事業内容：自動車、車輌の賃貸借およびリース他

ポイント
操作が直感的でわかりやすいため、社内に定着しやすい数年後に控えたシステム変更までの短期間だけでも使えるアクセス可能な情報を制限でき、セキュリティ面も安心

株式会社エース・オートリース様では、現場部門を中心としたタイムリーで多角的なデータ活用を促進するため、ＪＢＣＣのSmartBIをご採用いただきました。数年後のシステム変更も控えさまざまな制限のある中、SmartBIの採用決定と導入をどのように行ったのか、経営企画部システム担当大橋久美子氏にお話を伺いました。

ディーラー出身のノウハウと幅広い商品設計力が強み

はじめに、株式会社エース・オートリース様についてお聞かせください。

当社は、自動車のリースを主な事業内容としています。日産系最大手自動車ディーラーのリース事業部からスタートした会社として、ディーラーとしてのノウハウと幅広い商品設計力を強みに、お客様に快適なカーライフをご提供してきました。
車は「所有するもの」から「利用するもの」へ、多くのお客様の認識が変わりつつある中、国内のリース車両保有台数は伸長を続けています。
そのような業界動向を背景に、当社の開発した個人向けリース商品「Ｐ．Ｏ．Ｐ」は、その利便性がお客様のご支持をいただきロングセラーとなっています。

オリジナルの個人向けリース商品「Ｐ．Ｏ．Ｐ」は、登録時に必要な諸費用等も含まれており、メリットが多く人気が高い。

データ活用に大きな課題

SmartBI導入前の状況をお聞かせいただけますか？

意思決定や戦略立案に影響を与えるデータ活用に関して、大きな課題がありました。現場部門が契約などのデータを必要とする時は、都度私たちシステム担当に依頼して入手しなければならない不便な状況でした。
各部署から依頼を受けたシステム担当は、SQLでデータを抽出、加工、作成します。リース契約に関する帳票を日々６帳票作成。
その他に週次や月次でも作成し、抽出したデータは共有ファイルサーバーに保管して渡すという運用を行っていました。

経営企画部　大橋久美子氏

現場部門の方にとっては、欲しいデータがあってもすぐには入手できず、他部門に依頼して抽出してもらわないといけなかったわけですね？

そうなんです。それにデータの抽出には、ログを残すため受付票の起票と承認が必要で、承認者不在時には業務が停滞してしまうこともありました。
多角的な分析を行いたくても、欲しいデータが必要な形でタイムリーに入手できないと困っていました。

システム担当にとってはどうでしたか？

データの抽出業務は負担の大きい業務でした。定型的なデータなら比較的スムーズに提供できるのですが、随時来る依頼はイレギュラーなものもありますし、データ量も多いため、どうしても加工にも時間がかかってしまっていました。
特に、締めの前は一日に5～6回抽出を求められることもありましたね。ぎりぎりで入る解約のデータなどもあり、業務部門にとっては、締めの前にそれを反映したデータを確認したいという事情がありますから。

"社内に定着させ効果を出すこと"を最優先に選んだ

そのような状況を打破しデータ活用を促進するために、現場部門が自らデータを入手可能なしくみの検討を始められたのですね？

はい。ただし、検討にあたり当社には大きな制約があったので、すんなりとは進みませんでした。

"大きな制約"とはどんなことだったのでしょうか？

近い将来、システムの入替がすでに予定されていたため、それまでの間だけ使えるものでなければならなかったことです。
つまり、多額の初期費用がかからず、すぐに始めることができ、かつシステム入替までの限定的な期間利用できるものでなければならなかったわけです。

なるほど。一番の決定要因は何でしたか？

決め手となったのは、SmartBIは機能がシンプルで、Webクエリーのインターフェースも非常にわかりやすかったことです。
他のパッケージ製品も検討しましたが、しくみが大きすぎて当社の今の状況には合っていないと感じました。いろいろなことができて本当に便利そうだったのですが、使いこなすことを優先してシンプルなものを選びました。
"社内に定着させて効果を出す"ということが何より大事なことだと思っていましたから、必要な機能をすぐに使えることのほうに価値を感じたんです。

導入したSmartBIの参照画面。予め、部門ごとに必要なデータを抽出するための定義を作成してあり、部門担当者はWebブラウザからいつでも最新のデータを参照できる。

クラウドを利用することに対する、セキュリティ面の不安はありませんでしたか？

社内にはクラウド導入に慎重な意見もありました。しかし、ＪＢＣＣのクラウド基盤の運用実績と、アクセス可能なデータに人ごとに制限がかけられ、情報セキュリティの面でも安全が確保できることから、安心して進めることができました。

現場目線での自由なデータ活用が可能に

導入後の効果のほどはいかがですか？

SmartBIで定期レポートの定義を作成しておき、業務部門の担当者が自ら欲しいデータを取得できるようになったため、現場ユーザーの目線での多角的なデータ活用が可能になりました。
システム担当の作業も、月あたり約15時間も短縮されました。

目に見える効果が出ていますね。

加えて、簡単な定義を自ら作成するようになった部門もあります。イレギュラーなデータ抽出の際は私が定義を作成して依頼元に渡すのですが、各部の担当者には定義作成権限を与えているため自分で作成することも可能です。操作がわかりやすいので、自分であれこれ触ってみているうちに自然と覚えてしまったようですね。

導入にあたり苦労されたことは何でしたか？

手順としては、利用している帳票の利用者と目的を棚卸した後、階層に応じた権限を付与し、使える機能や目的別に用途を分け、全利用部門が活用できる基盤を作っていきました。
準備は大変でしたけれども、各部門の担当者へIDを配布し利用をスタートする段になったら、特別な教育も詳細なマニュアルも必要なく、その点での苦労はありませんでした。

今後、さらなる活用をお考えですか？

そうですね。みんなに使ってもらうという段階はクリアしましたので、今年はさらなる活用を進めたいと思います。課題は、分析結果を意思決定や戦略立案に役立てることと情報の共有化です。
今回の導入に携わってよかったことは、（これは当社の社風の表れでもあるのですが）しっかりとした提案をすれば意見を聞き協力してもらえることがわかり、私自身にとって大きな自信となったことです。
これからも課題解決のために提案を続けながら、同時に自分も成長していけたらと思っています。

― ぜひ頑張ってください。大橋様、本日は貴重なお話を聴かせていただきありがとうございました。

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現場部門が"欲しい時に" "自ら"データを入手可能に。操作のわかりやすさがしくみ定着とデータ活用促進に貢献。